Rezervační formulář

Mezi důležité části rezervačního procesu patří vyplnění rezervačního formuláře, kterým si musí projít každý zákazník ještě před samotným vytvořením rezervace. Tento formulář má svou základní podobu, kterou zajišťuje rezervační systém automaticky, a to na základě nastavení a toho, co se rezervuje. Podobu rezervačního formuláře ovlivňuje také skutečnost, zda se jedná o rezervaci bez registrace nebo o rezervaci vytvářenou přihlášeným zákazníkem.

I když můžete sami určit, jaké údaje musí zákazník při rezervaci zadat, doporučujeme vždy vyžadovat e-mailovou adresu. Ta pak slouží jako komunikační kanál pro zasílání potvrzení o rezervaci, apod.

V případě rezervace bez registrace základní rezervační formulář obsahuje především vstupní pole pro zadání informací o zákazníkovi (jméno, příjmení, e-mailová adresa, telefon). Povinnost zadat konkrétní údaje je zcela na Vás a můžete si sami určit, co budete od zákazníka vyžadovat a co bude volitelné. K základnímu formuláři bývá připojena také volba kapacity resp. počtu, která se objevuje v případě, že termín má nastaven vyšší kapacitu a zákazníkovi se nabízí možnost volby počtu rezervovaných míst. Stejně tak se mohou automaticky zobrazovat cenové varianty pro výběr konkrétní ceny resp. počtu v rámci dané cenové varianty nebo poznámka.

Nastavení - Rezervační stránka - Rezervace

Další část rezervačního formuláře může být ovlivněna nastavením GDPR, konkrétně sběrem definovaných souhlasů. O toto se opět stará systém automaticky, a to na základě konkrétních souhlasů, které máte v systému nastaveny a dotazuje te se na ně svých zákazníků.

Vlastní formuláře

Rezervační formulář lze rozšířit o vlastní vstupní pole a získat tak informace, které jsou důležité pro zajištění rezervovaných služeb. Systém nabízí několik typů rozšiřujících polí. Tato vstupní pole mohou mít pouze informativní účel (text), mohou být určena ke sběru informací nebo mohou přímo ovlivňovat cenu celé výsledné rezervace.

Zdroje - Rezervační formuláře

Rezervační formuláře si můžete vytvářet a upravovat dle potřeby v rámci oddělené správy. Následně se tyto rezervační formuláře přiřazují konkrétním termínům (editace termínu) a jsou pak použity specificky podle toho, co zákazník rezervuje. Mějte na paměti, že změna vlastního rezervačního formuláře ovlivňuje veškeré použití v budoucnu, ale již ne dříve vytvořené rezervace.

Vytvořený vlastní rezervační formulář lze také nastavit jako výchozí (Nastavení - Rezervační stránka - Rezervace), tj. bude použity vždy, aniž by byl přiřazen u konkrétního termínu. Pokud pak konkrétnímu termínu v nastavení přiřadíte jiný rezervační formulář, výchozí formulář bude u tohoto termínu ignorován a bude použit ten, který je pro termín konkrétní. K termínu nelze přiřadit více rezervačních formulářů, takže v případě potřeby různých variant je nezbytné vytvořit samostatné rezervační formuláře obsahující potřebné položky a informace.

Při tvorbě formuláře můžete sami určit, jaké údaje jsou povinné (tj. zákazník nemůže dokončit rezervaci, aniž by zadal potřebné údaje). Máte tedy plnou kontrolu nad tím, jaké údaje chcete od uživatele získávat.

Údaje zadané v rámci vlastního rezervačního formuláře jsou pouze získány a uloženy (v rámci konkrétní rezervace), systém s nimi nijak dále automatizovaně nepracuje. Myslete také na to, jaké údaje od zákazníků získáváte, není vhodné nechat je zadávat údaje vysoce osobní či důvěrné (hesla, čísla karet, víra, orientace, apod.). Pokud již potřebujete sbírat údaje, které ze svého principu patří do kategorie osobních údajů, je možné je přímo označit jako data spadající pod GDPR a systém pak s nimi nakládá dle vašeho nastavení GDPR (mazání osobních údajů po provedení rezervace).

Typy vstupních polí

Textová pole

Jedná se o základní typ pole, který nepodléhá žádným speciálním kontrolám a validacím. Zákazník zde může napsat libovolný text. Pole není omezeno délkou, nicméně je možné použít dvě varianty s ohledem na odhadovanou délku vyžadovaného textu. Jednořádkový text zobrazuje skutečně pouze jeden řádek a není vhodné jej použít pro delší text. U víceřádkového textového pole může zákazník pohodlně vložit větší strukturovaný text, dokonce si může přizpůsobit velikost vstupního pole.

Výběr z možností

Oproti jednoduchým textovým polím tento typ poskytuje omezení na několik konkrétních možností tj. hodnot, ze kterých si může, nebo musí (v případě povinného pole) zákazník vybrat. Pořadí jednotlivých možností lze libovolně uspořádat jednoduchým přetažením celého řádku, stejně jako je možné přidávat nové hodnoty či upravovat seznam stávajících.

Zaškrtávací pole

Jedná se o volbu mezi dvěma vzájemně se vylučujícími možnostmi, resp. odpověďmi "ano/ne" na definovanou otázku. Typicky tak popis tohoto pole klade otázku a zákazník zaškrtnutím vyjadřuje souhlasnou odpověď nebo naopak nesouhlas. Pokud je toto pole nastaveno jako povinné, zákazník před vytvořením samotné rezervace musí toto pole zaškrtnout a je jasně doloženo, že vytvořením rezervace souhlasil s tím, co po něm požadujete.

Pokud potřebujete vyžadovat souhlas se svými obchodními podmínkami, pak využijte právě tento typ vstupního pole. Nastavte položku jako povinnou a do popisu položky můžete také rovnou přidat odkaz na konkrétní obchodní podmínky.

Speciální pole

Do této kategorie jsou zařazeny pole typu "Textový popis" a "Adresa". Textový popisek má pouze informativní účel pro zákazníka v rámci rezervačního formuláře, tj. tento text se pouze zobrazí a zákazník s nim nijak nepracuje. Jeho použití je vhodné především v případě, kdy chcete uvést nějaké obecné informace, na které má být zákazník upozorněn ve chvíli vytváření rezervace. Pod speciálním polem typu adresa se ve skutečnosti skrývá skupina textových polí, které poskytují kompletní formát adresy. Pokud tedy chcete od zákazníka získat jeho poštovní adresu, nemusíte ručně vytvářet jednotlivá textová pole, ale rovnou využijte tuto systémovou možnost. Volitelně je možné přidat také zadání země, a to formou výběru z předdefinovaných možností.

Pole ovlivňující cenu

Vlastní rezervační formuláře jsou velmi silným nástrojem pro získávání dat od zákazníků, nicméně mohou plnit určitou roli také při procesu cenotvorby resp. výpočtu ceny za rezervaci. Princip fungování je takový, že na zákaldě zvolené hodnoty se modifikuje celková cena rezervace. Nejčastější využití je tak u různých příplatkových služeb, může se jednat např. o zapůjčení či zakoupení nějakých produktů v rámci rezervace nebo příplatek za bonusovou službu.

Cenu lze modifikovat nejen jejím navýšením (příplatky), ale také jejím snižením pro potřeby různých slev. Samozřejmě se jedná pouze o přijetí informací od uživatele, není tedy možné automatizovaně v momentě rezervace ověřit, zda zákazník má na slevu opravdu nárok, apod. Pokud chcete pracovat se slevami automatizovaně, je lepší využít slevové kupóny .

Výše ceny (příplatku nebo slevy) zadané u těchto typů polí může být buďto absolutní, nebo relativní. Absolutní cena je konkrétní částka v dané měně, která se přičte/odečte k ceně rezervace. Relativní cena je pak údaj uvedený v procentech, kdy se úprava ceny aplikuje dle základní ceny rezervace. V tomto případě je ještě důležité, zda se úprava ceny aplikuje jednorázově nebo s ohledem na rezervovanou kapacitu (násobně). V základním nastavení je příplatek/sleva účtována za každé rezervované místo samostatně. Chcete-li modifikovat výslednou cenu rezervace pouze jednou bez ohledu na kapacitu, je nutné zakškrtnou pole CENU ÚČTOVAT JEN 1X ZA REZERVACI.

Příkladem může být využití zaškrtávacího pole s cenou, kdy je možné nastavit úpravu ceny pro zvýhodněný vstup 1+1 ZDARMA s 50% relativní úpravou ceny.

Podmíněné zobrazení

Každému poli vlastního rezervačního formuláře lze nastavit podmíněné zobrazení. Podmínky mohou být dvojího typu. První možností je nastavení viditelnosti v závislosti na zaškrtnutí jiného pole nebo výběru z možností. Nastavení viditelnosti nelze uplatnit na textová pole, do kterých zákazník může zadat libovolný obsah. Druhým způsobem, jak ovlivnit viditelnost pole, je kontrola rezervované kapacity. Tato alternativa je vhodná zejména v případě, kdy je možné vytvořit rezervace více míst a je důležité dostat informace o každé osobě, pro kterou je místo rezervováno.

Export dat z vlastních formulářů

Data získaná od zákazníka v rámci vlastního rezervačního formuláře jsou uložena jako součást konkrétní rezrevace. Tato data je možné exportovat společně s rezervacemi, a to zaškrtnutím položky Zahrnout data z vlastních formulářů při provedení exportu rezervací. V exportovaném souboru se všechna vlastní data dané rezervace uloží do jednoho sloupce/buňky. To je především z toho důvodu, že jeden export může obsahovat různé rezervace s různými vlastními formuláři a daty. Sloupec je ale velmi snadno upravitelný a můžete tak s jednotlivými daty pracovat dále. K tomuto využijte funkci rozdělení buňky do sloupců: v excelu vyberte daný sloupec a v záložce "Data" pak funkci "Text do sloupců". Jako oddělovač zvolte možnost "Jiný" a ve vstupním poli stiskněte "Ctrl + J" (oddělovač řádků) a dokončete úpravu dat.