Úložiště

Proces rezervace zahrnuje vyplnění rezervačního formuláře, ve kterém lze od zákazníka získat všechny potřebné informace. Kromě běžných systémových vstupních polí je možné rezervační formulář rozšířit také o vlastní datové položky pomocí tzv. vlastních formulářů, a to včetně možnosti přiložení vlastních souborů.

Po aktivaci jednoho z dostupných balíčků velikosti úložiště, budete mít možnost aktivně využívat vlastní pole pro přidání souborů a správu souborů u zákazníků. Je možné zde sledovat aktuální využití úložiště a v případě potřeby jej navýšit a dále spravovat (smazat všechny existující soubory nebo pouze ty, které jsou svázány se starými rezervacemi). Jednotlivé soubory jsou přístupné, a lze je spravovat, v detailu rezervace či zákazníka, ke kterým náleží.

Úložiště lze tedy využít pro ukládání souboru ve vazbě na konkrétní rezervace, stejně tak jako ve vazbě na konkrétního zákazníka. Kapacita úložiště je sdílená, nicméně samotné soubory jsou vždy ve vazbě na danou rezervací či zákazníkem, soubory je tedy nutné spravovat prostřednictvím těchto položek, příp. pomocí nástrojů pro správu. Přístup k souborů jako takovým (na úrovni souborového systému) není možný.

Přiložení souboru k rezervaci

Rezervační formulář, který se automaticky vytváří ke každému termínu dle nastavení, může být pomocí formuláře přizpůsoben konkrétním potřebám. Kromě základních polí je možné přidat do vlastního formuláře pole pro vložení souboru. Nastavení tohoto pole umožňuje omezit velikost nahrávaných souborů a také omezit soubory pouze na specifické typy dle přípony nahrávaného souboru. Vzhledem k tom, že úložiště je svou kapacitou omezené, je vhodné vždy omezit také velikost souboru, aby nedošlo k situaci, že jeden zákazník nahraným souborem obsadí velkou část úložiště, což ve výsledku znemožní dalším zákazníkům vytvoření rezervace s přiložením vlastního souboru (zvlášť pokud nahrání souboru bude povinné).

Typické využití nahrávání souborů při samotné rezervaci mohou být různá potvrzení či plné moci potřebné pro poskytnutí služby, fotografie nebo kopie důležitých dokumentů, prostě vše, co je potřeba k efektivnímu poskytnutí rezervované služby. Tím že tyto dokumenty budou k dispozici již v momentě vytvoření rezervace, velmi se usnadní průběh komunikace a poskytované služby.

Na rezervační stránce pak zákazník v rámci rezervačního formuláře může/musí přiložit vlastní soubor. Po nahrání souboru je provedeno ověření velikosti a také typu souboru. Pokud je se souborem vše v pořádku a rezervace proběhne také v pořádku, bude daný soubor přiložen k rezervaci.

Se souborem je možné dále pracovat v rámci detailu konkrétní rezervace (v administraci nebo v detailu rezervace z pohledu zákazníka). Ke konkrétní již existující rezervaci lze soubory přiřazovat i následně, ty však již budou uloženy bez vazby na formulářové pole rezervačního formuláře.

Zákazník vidí v detailu rezervace pouze ty soubory, které nahrál v průběhu rezervačního procesu a může si je stáhnout. Pokud se další soubory přiřadí k rezervaci až následně v rámci administrace, pak tyto soubory jsou v interním režimu a tedy přístupné pouze v administraci rezervačního systému.

Přiložení souboru k zákazníkovi

Nahrávání a správa souborů ve vazbě na konkrétního zákazníka, je možné pouze interně na úrovni administrace systému. Zákazník k těmto souborům nemá přístup, takže je vhodné takto uchovávat dodatečné informace související s daným zákazníkem, a které nejsou obsaženy v jiných datových položkách informací o zákazníkovi. Typické využití úložiště v tomto případě mohou být různé fotografie, historické dokumenty vztahu se zákazníkem nebo účetní doklady.