Zde najdete otázky, které se často vyskytují a opakují při komunikaci našich zákazníků s helpdeskem. Naleznete zde také odpovědi, jak danou situaci řešit. Pokud máte nějaký dotaz nebo Vás zajímá, jak rezervační systém funguje a jak jej správně používat, tak se na nás neváhejte obrátit např. prostřednictvím kontaktního formuláře.

Provedl jsem úpravu mapy sedadel, ale změny se neprojevily v mapě nabízené zákazníkům pro rezervaci. Proč?

Nejspíše jste úpravu mapy sedadel provedl v šabloně (Zdroje - Šablony map sedadel). V praxi to funguje tak, že v systému se vytvářejí tzv. šablony map sedadel a ty se dále používají pro jednotlivé termíny. Tyto šablony slouží jako vzor, který můžete využívat opakovaně, což je výhodné především v případech, kdy ve stejných prostorách máte pravidlené akce.

Nicméně, pokud vytvoříte termín, u kterého vyberete konkrétní mapu sedadel z předem připravených šablon, tato mapa se vždy zkopíruje a v rámci daného termínu již funguje zcela odděleně. To znamená, že jakékoliv změny v šabloně odpovídající mapy se neprojeví u žádné konkrétní mapy použité v rámci jednotlivých termínů. Pokud potřebujete upravit mapu sedadel u konkrétního termínu, musíte upravovat přímo danou mapu v rámci editace tohoto termínu.

Využívám placený balíček PREMIUM a chci "schovat" logo systému reenio, je to možné?

Ano, pokud využíváte placený balíček PREMIUM, je možné schovat tzv. branding systému. To je vhodné v případě, kdy provozujete rezervační systém na své doméně a nechce zákazníky mást dalším logem/názvem mimo Váš vlastní.

Nastavení - Rezervační stránka - Základní nastavení - Vzhled

Pokud je tato volba aktivní, nebude v patičce Vaší rezervační stránky zobrazováno logo systému, a to i v případě vložení do webu. Zároveň nebude logo vkládáno do patičky systémových e-mailů, kdy adresáti jsou Vaši zákazníci (systémové e-maily směřované na administrátory, zaměstnance, apod.) mají standardní systémový vzhled vč. označení systému)

Rezervační systém mi nevyhovuje a nechci jej dále používat. Jak zruším svůj účet resp. subjekt?

Pokud již dále nechcete používat rezervační systém reenio, je možné zrušit registrovaný subjekt, a to jednoduše přímo v administraci. Klikněte na název subjektu v pravém horním rohu a zvolte možnost "Detail subjektu". Zobrazí se stránka s detaily aktivního subjektu a je zde také tlačítko pro odstranění tohoto subjektu. Kliknutím na toto tlačítko zahájíte proces odstranění subjektu. Nejprve je nutné tento záměr potvrdit v administraci a následně Vám přijde e-mail (na adresu vlastníka subjektu) s potvrzovacím odkazem. Po jeho potvrzení bude subjekt zrušen a smazán dle obchodních podmínek.

Pokud je to jediný subjekt, který v rámci svého uživatelského účtu spravujete, nebo ke kterému máte přístup, bude odstraněn také Váš uživatelský účet! Pokud existují další subjekty nějak spojené s daným uživatelem, pak uživatelský účet zrušen nebude!

Vytvořil jsem termín s větší kapacitou, nicméně již po první vytvořené rezervaci je termín zablokován a nelze vytvořit další rezervace, i když je kapacita ještě dostupná!

Tento stav může být způsoben několika důvody. Může se jednat o jednoduché situace, kdy v rámci nastavení termínu je aktivována volba "Omezit na jedinou rezervaci" případně minimální počet míst pro rezervaci je vyšší, než zbývající volný počet v rámci nastavené kapacity. Doporučujeme tedy zkontrolovat nastavení termínu!

Termíny - (Editace termínu) - Hlídání kolizí

Druhou, složitější, možností je pak nastavení tzv. Hlídání kolizí. V nastavení termínu je možné určit, jaké typy zdrojů se budou pro daný termín hlídat a v jakém režimu toto hlídání bude probíhat. V praxi to znamená, že pokud vznikne rezervace na daný zdroj v daném čase, nebude možné již další rezervace, které by znamenaly kolizi těchto rezervací, vytvářet! To je pak důvod, proč jedna rezervace u konkrétního termínu znamená, že termín je již nedostupný pro další rezervace.

Pokud nemáte způsob hlídání kolizí odzkoušen a promyšlen (ve většině případu jej nebudete potřebovat), ponechte nastavení prázdné (žádny typ zdroje nebude zaškrtnut) a ověřte, zda nyní je možné rezervace vytvářet. Problematika hlídání kolizí je trochu složitější a je nutné si dobře naplánovat rozdělení zdrojů a jejich využití.

Na rezervační stránce jsou termíny zobrazeny šedě a zákazník nemůže provést rezervaci!

Pokud jsou termíny zobrazeny šedou barvou, znamená to, že není možná jejich rezervace, a to nejspíše z důvodu časových omezení. V nastavení systému je možné zvolit, v jakém období před termínem je možné rezervace vytvářet. Pokud je aktuální čas mimo toto nastavené období, rezervaci nelze vytvořit a termín je šedý. Nicméně je možné i na takto šedý na termín kliknout a v rezervačním dialogu je zobrazena informace, z jakého důvodu není rezervace možná, resp. kdy možná bude.

Nastavení - Obecná nastavení - Čas nebo Termíny - (Editace termínu) - Časová omezení

Časová omezení je možné nastavit globálně pro celý systém, ale také specificky pro jednotlivé termíny, což se může hodit u speciálních typů akcí, apod.

V databázi zákazníků nemůžu najít zákazníky, kteří tam dříve byli. Jak je to možné?

Toto je standardní situace, která vychází z požadavků na ochranu osobních údajů (GDPR). Rezervační systém Vám pomáhá naplňovat tyto požadavky různými způsoby a jedním z nich je nastavení časových parametrů pro mazání dat v závislosti na tom, že již není formální důvod tato data uchovávat a spravovat (např. s ohledem na to, že zákazník měl poslední rezervaci před více než rokem). Věnujte pozornost nastavením těchto parametrů tak, aby to odpovídalo Vašemu podnikání a pravidlům zacházení s osobními údaji.

Nastavení - GDPR - Nastavení

Potřebuji do svého webu vložit odkaz na konkrétní termín. Jak jej získám?

Pokud potřebujete vložit odkaz na konkrétní termín do jakékoliv webové stránky, e-mailu na sociální sítě, atd., můžete je snadno získat přímo v administraci. Při editaci konkrétního termínu klikněte na tlačítko "Odkaz na termín", zobrazí se dialog, kde si nastavíte potřebné parametry a rovnou se generuje URL adresa, kterou pak jednoduše zkopírujte a použijte dle potřeby. Takto vygenerovaný odkaz bude směřovat na jeden vybraný termín a navíc můžete pomocí parametrů potlačit zobrazení dalších navigačních prvků.

Termíny - (Editace termínu) - Odkaz na termín

Tento odkaz můžete použít také v rámci vkládání rezervační stránky do webu, a to tak, že nebude vložena celková rezervační stránka, ale pouze daný konkrétní termín a možnost rezervace na něj. Vygenerovanou URL adresu použijte v Nastavení - Vložení do webu - ... - Rozšířená nastavení.

Jakým způsobem je možné upravit obsah e-mailů pro zákazníky?

E-mailové zprávy, které v rámci rezervačního procesu odchází zákazníkům obsahují různé informace ve vazbě na rezervaci a není možné je přímo upravovat!

Pokud potřebujete předat zákazníkům nějakou specifickou informaci, je možné tyto standardní e-maily doplnit o další informace. Tyto informace se vždy týkají konkrétního termínu a můžete je nastavit při editaci/vytváření termínu.

Termíny - (Editace termínu) - Rozšířená nastavení - Informace pro zákazníka

Můžete zde určit, v jakém momentě bude zadaný text doplněn do standardního e-mailu, který bude zákazníkovi dle rezervačního procesu zaslán (nedochází k zasílání speciálního e-mailu, tj. pokud není zasílán systémový e-mail, nebude zaslána ani doplňující informace).

Druhou možností je využít obecný text, který můžete vložit do systémových e-mailů. Tento text je vkládán automaticky nad patičku každého e-mailu, který je zákazníkům zasílán a souvisí s jeho rezervacemi a procesem rezervace.

Nastavení - Obecná nastavení - E-mail - E-maily o rezervaci

Co se stane s rezervační stránkou v případě, že mám (PREMIUM balíček) nastavenou vlastní doménu, ale tento placený balíček už dále nebudu prodlužovat?

V případě ukončení platnosti PREMIUM předplaceného balíčku o rezervační stránku jako takovou nepřijdete. Nicméně, ta bude dále přístupná pouze na systémové adrese a nikoliv na nastavené doméně. Pokud zákazník zadá nastavenou vlastní doménu, zobrazí se pouze informace, že rezervační systém není dostupný. Pokud zadá standardní systémovou adresu (např. neco.reenio.cz), bude zobrazena rezervační stránka dle pravidel aktuálního balíčku.

Poskytujete veřejné API (Application Programming Interface)?

V současné době žádné veřejné API neposkytujeme.

Systém již dále nechci používat, jak svůj subjekt/rezervační stránku zruším?

Svůj subjekt resp. rezervační stránku zrušíte sami přímo v administraci, což je důležité i z pohledu autorizace tohoto požadavku. V pravém horním rohu je zobrazen název aktuálně používaného subjektu, po kliknutí na tento název máte možnost nejen přepínat mezi svými spravovanými subjekty (pokud jich pod svým uživatelským účtem máte více), ale také zobrazit detailní informace o subjektu. Na stránce s detailem subjektu je tlačítko pro zahájení procesu zrušení daného subjektu. Dále pak postupujte podle pokynů. Pro finální potvrzení zrušení subjektu Vám bude zaslán e-mail s odkazem pro potvrzení.

Poskytujete školení nebo můžete provést nastavení systému za nás?

V určitých případech jsme schopni školení, osobní konzultaci nebo nastavení systému realizovat (vždy s ohledem na možnosti systému a dodané podklady). V případě zájmu se obraťte na náš helpdesk. Veškeré tyto služby nad rámec běžného provozu systému jsou řešeny individuálně a jsou účtovány hodinovou sazbou.

Můžete mi přizpůsobit systém podle mých specifických požadavků?

Náš systém je nabízen formou služby (Software as a Service) a jedná se o cloudovou aplikaci, čemuž odpovídá způsob provozování, cena, apod. Veškeré smluvní vztahy se řídí obchodními podmínkami, které jsou součástí registrace a jsou jednotné pro všechny naše zákazníky. Z těchto důvodů nenabízíme jakoukoliv formu zakázkových úprav či samostatných nasazení pro konkrétní zákazníky. V případě požadavku na specifickou funkci je možné využít tzv. Knihu přání.

Kde si zobrazím rezervace náhradníků a stornované rezervace?

Vše najdete v různých přehledech v položce Rezervace. Je však potřeba myslet na to, že zobrazení rezervací se řídí podle nastavení filtru, a ty jsou v počátečním stavu nastaveny tak, že stornované rezervace a náhradníci se nezobrazují. Změnu filtru provedete kliknutím na ikonu lupy nebo na tlačítko "FILTROVAT".

Jak vytvořit termíny pro akce, které budou mít ceny v různých měnách?

Rezervační systém nabízí v placených balíčcích podporu vícejazyčné verze rezervační stránky, takže není problém mít nabídku v různých jazycích. Samotné ceny a jejich měna se však nastavuje jednotně pro celý subjekt tj. celý rezervační systém/stránku.

Nastavení - Obecná nastavení - Lokalizace

Toto nastavení měny musí případně korespondovat také s nastavením platební brány. Pokud je tedy vyžadováno, aby pro různé akce/termíny byly ceny v různých měnách, nezbývá než vytvořit další subjekt s odlišnou výchozí měnou. Systém sice umožňuje v nastavení jazyka rezervační stránky nastavit také zobrazovanou měnu, nicméně se jedná pouze o zobrazení orientačního přepočtu (dle kurzu ČNB).

Kde nastavím možnost synchronizace kalendářů?

Rezervační systém umožňuje propojení s kalendáři třetích stran, např. Google Kalendář. Toto propojení slouží pouze k synchronizaci vytvořených rezervací nikoliv nastavených a nabízených termínů. Synchronizace rezervací je pouze jednosměrná (ze systému reenio do externího kalendáře). Změny, které se provedou u záznamů v externím kalendáři nijak neovlivní rezervace v systému reenio. V případě Google Kalendáře je možné synchronizovat i směrem do rezervačního systému, ale pouze omezeně - událost vytvořená v kalendáři umožní blokovat čas v systému reenio. Systém dále podporuje synchronizace s libovolnou kalendářovou aplikací, která podporuje kalendáře ve formátu iCalendar.

Rezervace - Kalendář - Synchronizace

Jak mohu upravit/přizpůsobit vzhled rezervační stránky?

Rezervační systém je provozován jako jednotná technická platforma napříč všemi uživateli, což mimo jiné znamená, že možnosti individuálních přizpůsobení a zakázkových úprav nejsou možné. Nicméně, určitá míra přizpůsobení vzhledu možná je, a to pomocí dvou hlavních šablon vzhledu a případně změnou barevné palety. Vizualizace termínů a funkčních prvků systému je již pevně dána a je možné pouze vybírat z různého typu zobrazení příp. rezervačního procesu. Barva termínu, kterou je možné nastavit v administraci má pouze orientační úlohu (slouží k odlišení termínů v administraci) a neprojevuje se na zákaznické rezervační stránce.

Nastavení - Rezervační stránka - Základní nastavení

Chci umožnit rezervace zákazníků jako náhradníků, jak to funguje?

U typů termínů "Celý jeden termín" je možné aktivovat funkci Náhradníci (v rámci editace termínu). V případě, že u takového termínu bude již vyčerpána celá kapacita termínu, umožní se i dále provádět rezervace, až do specifikovaného počtu náhradníků. V tomto případě je zákazník upozorněn, že vytváří rezervaci jako náhradník a má vyčkat, dokud na něj nepřijde řada.

Termíny - (Editace termínu) - Náhradníci

V okamžiku rezervace se v tomto případě zákazníkovi neposílá žádné potvrzení o vytvořené rezervaci. V momentě, kdy se uvolní místo v rámci termínu (storno klasické rezervace), systém vyhodnotí pořadí zapsaných náhradníků a automaticky vytvoří rezervaci pro nejbližšího náhradníka. Toto probíhá až do doby, do které je umožněno vytváření rezervací. Tento náhradník je pak informován způsobem, který je specificky nastaven (Nastavení - Upozornění). V případě vyžadování on-line plateb platí pro náhradníka stejná pravidla jako pro rezervace, tj. pokud neuhradí rezervaci do určité doby, je jeho rezervace automaticky stornována a na řadu přichází další náhradník v pořadí.

Jak dále pracovat s daty z vlastního formuláře s využitím exportu rezervací?

Pro další práci s konkrétními daty, které od zákazníků získáte při rezervaci, je efektivní využít export do Excelu. Data z vlastních formulářů mohou být součástí tohoto exportu. V první řadě je nutné při exportu zaškrtnout položku "Zahrnout data z vlastních formulářů". V exportovaném souboru se všechna vlastní data dané rezervace uloží do jednoho sloupce. To je především z toho důvodu, že jeden export může obsahovat různé rezervace s různými vlastními formuláři a daty. Sloupec je ale velmi snadno upravitelný a můžete tak s jednotlivými daty pracovat dále. K tomuto využijte funkci rozdělení buňky do sloupců: v excelu vyberte daný sloupec a v záložce "Data" pak funkci "Text do sloupců". Jako oddělovač zvolte možnost "Jiný" a ve vstupním poli stiskněte "Ctrl + J" (oddělovač řádků) a dokončete úpravu dat.

Jak mohu zrušit konkrétní termín a zamezit tvorbě dalších rezervací?

Pokud chcete zamezit možnosti vytvoření rezervace na konkrétní termín, můžete využít několik postupů.

  1. Smazat termín v konkrétní den (upravit konkrétní výskyt), což znamená, že termín nebude viditelný ani v administraci.
  2. Zakázat možnost rezervací v nastavení termínu. To způsobí, že zákazník termín sice uvidí, ale nebude mít možnost provést rezervaci.
  3. Zakázat viditelnost termínu, což způsobí, že zákazník termín neuvidí, ani na něj nebude moci vytvořit rezervaci. V administraci bude termín standardně přístupný.
  4. Vytvořit "pracovní" rezervaci, která využije celou nabízenou kapacitu daného termínu a tím daný termín nastaví jako obsazený, případně tuto rezervaci nastavit jako kolizní pro daný zdroj.
  5. Využít funkce Dny volna (Zdroje), což umožní vyblokovat všechny termíny v daný čas, a to bez nutnosti jejich editace.

Mějte na paměti, že jakékoliv uvedené operace nemají vliv na již vytvoření rezervace. Pokud tedy rezervace nemají probíhat, je nutné ručně provést jejich storno. Pro nalezení rezervací k danému termínu můžete efektivně využít filtrování v přehledu rezervací.