Uživatelské role

Správa termínů, rezervací nebo komunikace se zákazníky může být časově náročná, a tak ji lze svěřit do rukou dalších osob, které mohou se systémem v rámci administrace pracovat. Každý takovýto uživatel může mít specifická oprávnění resp. uživatelskou roli, aby mohl například odbavovat rezervace, ale nemohl už nijak zasahovat do nastavení rezervační stránky. Každá z podporovaných uživatelských rolí má hned několik variant nastavení, a to včetně možnosti přiřazení konkrétní skupiny rezervací na základě zdroje.

Reenio - Uživatelé

V rámci nabídky uživatelských rolí jsou k dispozici varianty Administrátor, Zaměstnanec, Recepční a Jen pro čtení. Tato označení jasně předurčují, k jakým aktivitám by daná uživatelská role měla být využita a přiřazena. Celkový počet uživatelů, kteří maji přístup do administrace konkrétního subjektu není nijak omezen, stejně tak není omezen počet jednotlivých rolí. Je tak možné kombinovat uživatelské role dle konkrétních potřeb.

Při používání systému je vždy dobré mít promyšleno, jací uživatelé a v jakých rolích mohou se systémem pracovat. Je vždy dobré myslet na několik základních pravidel:

  • Vždy se snažte přiřazovat svým uživatelům takovou roli, která nejlépe odpovídá konkrétním potřebám a aktivitám. Toto se týká nejen role jako takové, ale i dalších oprávnění či omezení na specifické zdroje.
  • Určitě nepřiřazujte všem uživatelům roli Administrátor. Ta by měla být výhradně určena pro vlastníka subjektu resp. omezené skupině uživatelů, kteří mají opravdu plnou kontrolu na nastavením systému a všemi daty.
  • Pravidelně kontrolujte zda k vašemu systému nemají přístup uživatelé, kteří jej už mít nepotřebují - typicky bývalí zaměstnanci, externí spolupracovníci apod.

Pozvání nového uživatele

Proces přidání nového uživatele využívá tzv. Pozvánku. Pokud tedy chcete přidat nového uživatele v rámci administrace konkrétního subjektu, je potřeba znát jeho e-mailovou adresu. Následně odesláním formuláře s jeho e-mailovou adresou a zvolenou rolí vč. oprávnění, nový uživatel obdrží e-mailem pozvánku s možností odsouhlasit přiřazení k subjektu. Následný krok se liší podle toho, zda uživatel s danou e-mailovou adresou již v systému reenio existuje (u jiného subjektu v rámci administrace) nebo nikoliv.

Pokud uživatel obecně v systému reenio ještě neexistuje, zobrazí se registrační formulář s předvyplněným názvem subjektu a e-mailovou adresou a uživatel dokončí svou uživatelskou registraci zadáním hesla a odsouhlasením podmínek. Pokud uživatel již v systému reenio existuje, zobrazí se formulář pro přihlášení (pokud již není přihlášen), kdy je mu po přihlášení zpřístupněna administrace systému daného subjektu.

Uživatelé, kteří pracují v administraci se přihlašují výhradně prostřednictvím webu https://reenio.cz bez ohledu na subjekt, ke kterému se přihlašují. Přihlašování na konkrétní rezervační stránce je určeno pouze pro zákazníky!

Díky tomuto způsobu přihlašování může mít jeden uživatel přístup i několika subjektům najednou. V tomto případě je pak důležité dbát zvýšené opatrnosti při běžné práci, v jakém subjektu daný uživatel zrovna pracuje - to je indikováno názvem subjektu v pravém horním rohu. Přepínání mezi subjekty je možné kliknutím na tento název v pravém horním rohu administrace a výběrem jiného subjektu. Veškerá nastavení, úpravy či nákupy předplatného se vždy vážou na aktivní subjekt (název subjektu v pravém horním rohu).

Odbavování rezervací

Důležitou funkcí rezervačního systému je odbavování rezervací prostřednictvím mobilní aplikace. Prvním krokem pro využití mobilní aplikace je tak přihlášení uživatele, kterým může být jakýkoliv uživatel systému reenio. Po přihlášení je zobrazen aktivní subjekt, který je možné přepnout (pokud má uživatel přístup k více subjektům), podobně jako v administraci se vždy pracuje v rámci jednoho konkrétního subjektu.

Uživatel tak vždy vystupuje pod svým jménem a veškeré změny v rezervacích jsou zaznamenány ve vazbě na tento účet, a jsou tedy snadno dohledatelné v detailu rezervace. Díky jedinečně rozlišitelným uživatelům nebude v budoucnu problém identifikovat, kdo rezervaci odbavil či stornoval.

Oprávnění nastavené v rámci role vždy korespondují s povolenými akcemi, a to i v mobilní aplikaci. Pokud se jedná např. o uživatele v roli "Jen pro čtení", může se do aplikace přihlásit, bude mít přístup k informacím, ale nebude schopen změnit stav rezervace a tedy ji odbavit.

V případě, že odbavení rezervací zajišťují brigádníci, obsluha při vstupu apod., doporučujeme vždy používat konkrétní rozlišitelné uživatele v roli Recepční a s využitím přihlášení pomocí QR kódu. Obecně pro práci v mobilní aplikaci nedoporučujeme používat jednotného uživatele v roli Administrátor.

Synchronizace kalendáře

Významnou a populární funkcí je možnost synchronizace rezervací do externích kalendářů, např. Google Kalendář.

Konkrétní uživatel má možnost propojit svůj účet s jedním konkrétním externím kalendářem, kdy toto propojení je vždy specifické pro daného uživatele a subjekt a zohledňuje se i zde přiřazená role a další oprávnění. Pokud např. uživatel má omezení na konkrétní zdroje, tak i toto omezení bude aplikováno při synchronizaci kalendáře. V praxi to pak znamená, že každý uživatel si může svůj účet propojit se svým kalendářem a v něm se mu budou synchronizovat pouze ty rezrevace, ke kterým má přístup v administraci pdo svým přihlášením.

Pokud například potřebujete nabídnout spolupracovníkům náhled na obsazenost služeb v podobě rezervací v kalendáři, stačí si vytvořit uživatele v roli "Jen pro čtení" a propojit jej s nějakým účtem v Google Kalendáři. Tento Google kalendář pak můžete dále sdílet a pracovat s ním v rámci možností platformy Google.