Platební brána a platby

Nastavení prostředí pro realizaci plateb najdete na samostatné stránce, která shrnuje vše, co s touto problematikou souvisí. Důležité je si uvědomit, že korektní nastavení údajů pro platbu není nezbytné pro základní seznámení se systémem, ale je velmi důležité ve chvíli, kdy budete zákazníkům poskytovat informace o ceně rezervací nebo dokonce budete umožňovat platby za tyto rezervace.

Hlavním řešením pro zajištění plateb od zákazníků je integrace tzv. on-line platební brány. Jak celý proces platby funguje je více popsáno v článku "On-line platby".

Základní parametry pro platby

Na záložce Platby je možné definovat základní parametry pro realizaci plateb s ohledem na vybraný platební kanál. Mimo parametry, které ovlivňují možnost realizování plateb a způsobu, kterým tyto platby mohou být realizovány (výběr platební brány, časové parametry, povolení platby kreditem, apod.) je na této stránce možné nastavit způsob číslování daňových dokladů, které automaticky systém reenio k provedeným platbám vytváří. Můžete si tak přizpůsobit číselnou řadu dokladů, fakturační údaje na těchto dokladech a další parametry.

Pokud se rozhodnete využívat zákaznický kredit, jeho nastavení je tedy také součástí této stránky. Platba kreditem je totiž analogická k platbě pomocí platební brány, s tím rozdílem, že se vše odehrává pouze interně v systému reenio. Zákaznický kredit můžete jednotlivým zákazníkům nastavovat ručně. Ideální je však kombinace on-line plateb a kreditu, kdy vytvoříte nabídky kreditů, které si zákazník může pomocí on-line platby přímo zakoupit a tím Vaše služby využívat výhodněji.

Dále je pak důležité nastavení číslování dokladů a fakturačních údajů, přičemž systém reenio dodržuje základní mechanismus formátu, aby byl co nejpodobnější účetnímu standardu. Číselnou řadu je možné také vynulovat, kdy budete moci nastavit nové počáteční číslo řady, např. při zahájení nového účetního roku (reset je možné nastavit i automaticky). Myslete na to, že číselná řada v rezervačním systému není nijak provázána s Vašim účetnictvím, tedy by se mělo jednat o jednoznačně identifikovatelnou samostatnou účetní číselnou řadu.

Nastavení pro platební bránu

V úvodní záložce nastavujete, jaká konkrétní platební brána (platební kanál) má být v systému používána. Vždy může být aktivní pouze jedna platební brána, byť jich můžete mít nakonfigurovaných více. V této záložce najdete specifické nastavení pro každou platební bránu samostatně.

Jednotlivá nastavení vycházejí z požadavků na technickou integraci dané brány a potřebné údaje získáte od poskytovatele platební brány, a to na základě uzavření smluvního vztahu. Informace o tom, jak konkrétní brána funguje a jak postupovat pro její zřízení najdete v informacích u jednotlivých položek.

Platba převodem

Tento specifický platební kanál se od ostatních dostupných platebních bran odlišuje tím, že nevyžaduje integraci žádného externího řešení či dodavatele. Pokud aktivujete tuto platební bránu, tak celý platební proces je shodný s využitím on-line platební brány, ale s tím rozdílem, že zákazníkovi se bude při vytvoření rezervace pouze zobrazovat výzva k úhradě dané rezervace. Tato výzva je koncipována tak, aby zákazník získal potřebné informace a mohl realizovat platbu klasickým bankovním převodem ze svého bankovního účtu. Je mu vygenerován unikátní variabilní symbol (VS) pomocí kterého pak můžete identifikovat jeho platbu na svém bankovním účtu.

Pokud máte nastaveno vyžadování platby a využíváte tento způsob platby, je důležité odpovídajícím způsobem nastavit dobu, po které se provede automatické storno rezervace. Veškeré další parametry související s přijímáním plateb jsou aplikovány i pro tento specifický platební kanál, stejně jako pro on-line platby.

Pokud jsou zákazníkovi poskytnuty informace k provedení platby, můžete jeho platbu sledovat v přehledu plateb. Pomocí variabilního symbolu je možné platbu dohledat a ručně nastavit její uhrazení v systému!

Mimo tento ruční způsob spravování plateb můžete využít také tzv. automatické párování plateb. V tomto případě je nutné správně nastavit zasílání notifikací o příchozí platbě na účet ve Vašem bankovnictví, a to s využitím unikátní definované e-mailové adresy @payment.reenio.info (tu najdete v nastavení).

Pokud systém přijme notifikační e-mail z banky, je schopen provázat platbu podle variabilního symbolu, nastavit ji na uhrazenou a tím změnit stav uhrazení rezervace či nákupu. Pokud se nepodaří korektně spárovat platbu a notifikaci z banky (nejčastěji zákazník zaslat jinou částku), pak v administraci najdete upozornění o problematické platbě a je potřeba takovouto platbu vyřešit ručně. Více informací o možnostech automatického párování najdete přímo v administraci, kde jsou uvedeny také konkrétní banky, u kterých je možné tento způsob aplikovat.

Plátce DPH a sazby

Správné používání DPH (daň z přidané hodnoty) a jeho sazeb je klíčovým faktorem každého podnikání. V záložkách Nastavení DPH a Sazby DPH najdete vše, co potřebujete k určení toho, jak systém bude pracovat s cenami a odpovídajícímu DPH. Tímto nastavení ovlivníte počítání a rozpočítáváni cen na dokladech podle toho, zdali jste či nejste plátci DPH. Výchozí sazba DPH se bude nastavovat u termínů a nabízených služeb (např. nákup kreditů) automaticky (pokud jste plátci DPH). Samozřejmě, že ve specifických případech je možné, s ohledem na Vaše podnikání a účetní požadavky, nastavovat sazbu DPH konkrétně a samostatně.

Nastavení a rozlišování jednotlivých sazeb DPH je nutné v případě, že se Vaše služby liší v sazbách DPH s ohledem na jejich charakter či plnění. Zároveň se zde definuje párování se systémem EET, pro který se musí zadat sazby ve specifické formě (platí pro zpracování EET prostřednictvím platební brány GoPay). Systém EET nerozlišuje konkrétní hodnotu DPH, ale pouze typ sazby.

Informace o prodejním místě

V případě, že jste se rozhodli využívat přijímání a zpracování plateb přímo v rezervačním systému, je nutné upozornit zákazníky na Vaše obchodní podmínky, popř. reklamační řád a prohlášení o ochraně osobních údajů. Toto je vyžadováno konkrétními požadavky na tzv. obchodní místo. Bez těchto informací není možné on-line platební bránu provozovat.

Informace uvedené v této záložce jsou společné s informacemi uvedenými v části Nastavení - Rezervační stránka - Obchodní podmínky a editují se jako jedny.

Nabídka zákaznických kreditů

Zákaznické kredity jsou efektivním nástrojem pro motivaci a zjednodušení formalit při využívání Vašich služeb. Pokud navíc máte v rezervačním systému aktivní přímé platby, můžete přímo nabízet kredity k zakoupení. O problematice nabízení zákaznických kreditů a jejich používání se dozvíte více na stránce Zákaznický kredit.