Synchronizace rezervačního kalendáře

K práci s rezervacemi primárně slouží administrace rezervačního systému. Nicméně mohou nastat situace, kdy je potřeba rychlý náhled na blížící se rezervace či celkový přehled rezervací v měsíci. K tomuto je možné využít napojení na externí kalendáře nebo přehled v mobilní aplikaci. V případě externího kalendáře je třeba využít tzv. synchronizace. Kalendářové aplikace jsou dnes běžnou výbavou mobilních telefonů, což umožňuje efektivnější plánování a jasný přehled. Pro podrobnější informace o rezervaci tedy není nezbytně nutné přihlašovat se do administrace. Pokud je synchronizace rezervací nastavena a aktivní, stačí otevřít odpovídající kalendářovou aplikaci a nahlédnout na harmonogram rezervací, a to jak historických, tak budoucích.

Rezervace v rezervačním systému má celou řadu parametrů a informací, takže je vždy potřeba vnímat synchronizaci do externího kalendáře jako možný náhled. Plnohodnotný přehled a práce s rezervacemi je vždy možná pouze v administraci systému.

Samotné propojení rezervačního systému a kalendáře je velmi jednoduché. V případě Google Kalendáře je prvním krokem propojení systému s Google účtem uživatele. V případě jiných externích kalendářů může být proces odlišný a nemusí být dostupné všechny funkce (typicky propojení pomocí ical formátu).

Nastavení - Synchronizace kalendáře

Protože možnosti obecného kalendáře jsou oproti parametrům rezervace omezené, synchronizují se pouze základní informace o rezervaci. V rámci Google Kalendáře vznikne specifický kalendář, který následně bude obsahovat záznamy o jednotlivých rezervacích. S tímto kalendářem je pak možné dále pracovat v rámci kalendářových aplikací, dále jej sdílet, apod. V základním režimu se tato synchronizace označuje za jednosměrnou, protože se synchronizují pouze rezervace z rezervačního systému směrem do kalendáře. Nelze předpokládat, že vytvořením události např. v Google Kalendáři vznikne plnohodnotná rezervace v rezervačním systému!

Synchronizace je v principu jednosměrná, kdy se rezervace z rezervačního systému objeví v omezené podobě v externím kalendáři. Vytvořením události v externím kalendáři nemůže vzniknout rezervace v rezervačním systému!

Synchronizace jako dny volna

Jak bylo uvedeno, událost v externím kalendáři nikdy nemůže být plnohodnotnou rezervací. Aby však bylo možné efektivně s externím kalendářem pracovat, je možné aktivovat i obousměrnou synchronizaci. V tomto případě jsou pak události zapsané v externím kalendáři synchronizované do rezervačního systému jako "den volna" tzn. nejedná se o rezervaci, ale blokují se existující termíny a zdroje v uvedeném čase události z kalendáře. Termín na rezervační stránce zůstane viditelný, ale stane se nedostupným pro rezervaci zákazníků. Proto je důležité dbát na to, aby události vznikající v externím kalendáři byly opravdu takové, které znamenají blokaci nabídky, v opačném případě dojde k nežádoucím blokacím.

Pokud je aktivní obousměrná synchronizace, události v kalendáři se synchronizují jako "dny volna", a to globálně, tedy s důsledkem na kompletní nabídku termínů a zdrojů. Při nastavení synchronizace je možné definovat tzv. mapování účastníků událostí na dny volna. V tomto případě se den volna nemapuje jako globální, ale ve vazbě na konkrétní zdroj (Zaměstnanec, Služba, Místo). Mapování funguje tak, že v rámci události v Google kalendáři musíte definovat účastníka dané události pomocí e-mailové adresy. Tato e-mailová adresa nemusí být reálná či funkční - slouží pouze k identifikaci účastníka a následně zdroje.

V rámci nastavení mapování se následně určí, kterému zdroji (Zaměstnanec, Služba, Místo) odpovídá která e-mailová adresa (identifikátor). Pokud se následně bude synchronziovat událost z kalendáře jako den volna a tato událost bude mít uvedeného účastníka, který bude mít vazbu na konkrétní zdroj, dojde k blokaci pouze na tento specificky namapovaný zdroj.

Pokud účastník události (e-mailová adresa) nemá nastaveno odpovídající mapování, bude vytvořen globální den volna. Pokud je u události uvedeno více účastníků (e-mailových adres) a v systému je nastaveno více odpovídajících mapování, vytvoří se den volna pouze pro jednoho (prvního) z nich.