On-line platby

Moderní způsob úhrad za služby jsou dnes standardní součástí celé řady podnikání. S napojením na on-line bránu máte možnost zefektivnit rezervační proces a využít přímé platby za rezervované služby rovnou prostřednictvím systému reenio. Systém reenio primárně implementuje jednu z nejlepších domácích platebních bran GoPay, která garantuje realizace plateb různými, Vámi zvolenými, způsoby. Díky propojení systému s platební bránou GoPay budete moci od svých zákazníků přijímat okamžité platby prostřednictvím platebních karet, rychlých převodů, bankovních tlačítek, Bitcoinů, Google Pay, Apple Pay, apod. Platební brána integrovaná do rezervačního systému umožní daleko širší možnosti při poskytování rezervovaných služeb a větší vliv na zákazníky a jejich rezervace.

Mimo tuto platební bránu je možné realizovat také napojení na platební brány GP webpay a bránu ČSOB. Tyto platební brány však již nejsou univerzální a poskytují on-line platby pouze s využitím platebních prostředků v podobě platebních karet. Princip jejich fungování a způsob integrace je velmi podobný postupům uvedeným níže. Více o možnosti integrace těchto platebních bran se dozvíte v administraci systému.

Rezervační systém reenio poskytuje technickou integraci platebních bran. Pro využití platební brány musíte mít uzavřen smluvních vztah mezi Vámi a poskytovatelem brány. Systém reenio nezajišťuje zpracování plateb svým prostřednictvím a svým jménem!

Platební brána GoPay

GoPay je významným poskytovatelem on-line plateb a patří mezi největší poskytovatele on-line plateb v Česku a ve střední Evropě. Činnost GoPay je dozorována Českou národní bankou a GoPay je držitelem licence České národní banky pro vydávání elektronických peněz. Při nakládání s platebními údaji splňuje GoPay nejvyšší bezpečnostní standard kartových asociací PCI DSS.

Jak fungují platby přes GoPay platební bránu?

Platební brána GoPay nabízí rychlý, pohodlný a bezpečný způsob placení na internetu. Platbu provedete zákazník přímo na platební bráně po dokončení objednávky/rezervace, nebo ho brána přesměruje do internetového bankovnictví, případně na stránku, která odpovídá zvolené platební metodě v objednávce.

Po odeslání platby zašle GoPay e-mail, ve kterém najdete informace o stavu platby příp. další informace např. EET údaje. Všechny informace o platbách, včetně čísla platební karty, jsou zabezpečeny šifrovanou komunikací a GoPay s nimi nakládá v souladu s nejvyšším bezpečnostním standardem kartových asociací PCI DSS.

Veškeré platby realizované prostřednictvím platební brány jsou shromažďovány na obchodním účtu u poskytovatele platební brány. Dle dohodnutých parametrů jsou tyto platby hromadně vyúčtovávány. V praxi to znamená, že peníze z on-line plateb dostává obchodník dohromady a nejsou zasílány přímo a jednotlivě na vlastní účet obchodníka. Platební brána může být provozována v různých měnách, nicméně pro integraci je důležité, aby měna platební brány odpovídala nastavené měně rezervačního systému!

Jaké platební metody GoPay nabízí?

GoPay nabízí všechny nejpoužívanější platební metody včetně on-line platby kartou nebo platby přes on-line bankovní tlačítka. Většina plateb probíhá on-line, takže jejich vyřízení je otázkou několika minut. Kompletní seznam všech platebních metod, které GoPay nabízí, najdete na stránce Přehled platebních metod. Systém reenio podporuje jen takové platební metody, které je možné zpracovat opravdu on-line, a to v řádech desítek minut.

Jak probíhá platba přes GoPay platební bránu?

  1. Zákazník provede vytvoření rezervace a v rámci potvrzení této rezervace má k dispozici tlačítko, pomocí kterého vyvolá proces zaplacení ceny za rezervaci. Následně se zobrazí grafické prostředí platební brány GoPay.
  2. Zákazník zadá údaje své karty, příp. zvolí odpovídající platební metodu, do platební brány a odešle platbu.
  3. GoPay předá informaci o platbě partnerskému procesorovi, který transakci předloží příslušné karetní asociaci (např. VISA nebo MasterCard) či dalšímu subjektu. Ta zajistí napojení transakce do banky, která vydala kartu, přes kterou zákazník platbu zadal.
  4. Pokud je to potřeba, proběhnou další fáze autorizace platby pomocí vyžadovaných nástrojů.
  5. Vydavatelská banka rozhodne o schválení platby a své rozhodnutí předá procesorovi, který dál informuje GoPay.
  6. GoPay informaci zpracuje a informuje o stavu platby zákazníka i obchodníka. Pokud banka platbu schválí, GoPay navýší zůstatek na obchodním účtu obchodníka o provedenou platbu.
  7. Pokud je platba potvrzena, rezervace je nastavena jako uhrazená. Pokud rezervace není uhrazena do určitého času a platba za rezervaci je vyžadována, rezervace se automaticky stornuje!
  8. Na základě nastavené frekvence vyúčtování převede GoPay zůstatek z obchodního účtu na bankovní účet obchodníka.

Získání účtu GoPay a integrace

Abyste mohli realizovat on-line platby za rezervované služby od svých zákazníků, je nutné se nejprve registrovat u poskytovatele platební brány GoPay. Společnost GoPay následně připraví nabídku dle konkrétních parametrů Vašeho podnikání a bude s Vámi řešit formální náležitosti směřující k uzavření smlouvy a získání potřebných parametrů k integraci.

Získat účet u GoPay

On-line platby jsou v systému reenio dostupné pro všechny uživatele využívající předplatné v režimu BUSINESS nebo PREMIUM. V případě FREE verze je možné si on-line platby a bránu GoPay nakonfigurovat a plnohodnotně vyzkoušet, nicméně pouze v testovací prostředí brány.

Provozování on-line plateb v rezervačním systému je závislé na několika klíčových faktorech, které si můžete sami zvolit dle svých potřeb a typu podnikání. Tyto parametry je důležité promyslet v souvislosti s integrací platební brány, protože do určité míry může ovlivnit bezproblémový provoz a účtování v rámci Vašeho podnikání.

  1. Nastavení a používání sazeb DPH – v administraci systému je možné volně spravovat různé sazby DPH (s ohledem na legislativu) a ty následně přiřazovat k jednotlivým cenám u termínů. Tyto sazby DPH vycházejí z předpokladu, že Váš subjekt je plátcem DPH – systém podporuje platební proces pro plátce i neplátce DPH.
  2. Nastavení cen jednotlivých termínů – každý termín, na který je možné se rezervovat, může mít nastavenu cenu (celkovou či za jednotku, dle typu termínu). Zde je důležité promyslet a nastavit ceny, které chcete inkasovat již v momentě vytvoření rezervace. Ceny se vždy nastavují jako koncové, tj. včetně případné DPH. Ta se podle nastavené sazby vypočítává jako část ceny za rezervované služby. Cenu je také možné dále upravit pomocí rezervačního formuláře nebo slevových kódů.
  3. Nastavení účetních parametrů vč. EET - aby bylo možné vystavovat korektní účetní doklady jednotlivým zákazníkům, je nutné zadat informace o dodavateli. Ty se budou zobrazovat na vystavených dokladech (formát PDF). Tyto údaje mohou být automaticky převzaty z nastavení subjektu, případně mohou být také nastaveny zcela odlišné. Mezi účetní parametry dále patří také to, zda se mají informace o platbách odesílat do systému EET – komunikace s EET probíhá prostřednictvím platební brány GoPay a není tedy třeba propojení s EET konfigurovat v administraci systému reenio.
  4. Nastavení parametrů platební brány – klíčovým krokem pro následné zprovoznění on-line plateb je provázání systému reenio s platební bránou. K tomu je potřeba zaregistrovat a získat obchodní účet u brány GoPay a následně zadat obdržené parametry (GoID, Client ID, Client Secret) do systému reenio. Veškeré další nastavení ve vazbě na samotné platby, EET, vzhled platební brány, atd. se již provádí na straně administrace GoPay. Pro ověření celkové funkčnosti nabízí brána GoPay tzv. testovací prostředí.
  5. Ověření funkčnosti v testovacím prostředí - před samotným ostrým spuštěním on-line plateb pro zákazníky je nutné ověřit správnou funkčnost platební brány na Vaší rezervační stránce. K tomuto slouží tzv. testovací prostředí, kdy si můžete reálně odzkoušet celý rezervační a platební proces, a to bez nutnosti reálných finančních transakcí. K dispozici jsou testovací platební karty v rámci systému GoPay.
  6. Aktivace on-line plateb – posledním krokem je samotné povolení on-line plateb. Od této chvíle začne rezervační systém u rezervací, které mají nějakou cenu, nabízet možnost jejího on-line zaplacení. Pokud bude nastaveno vyžadování plateb (globálně nebo u jednotlivých termínů), neuhrazené rezervace se automaticky po nastavené době od vytvoření stornují.

Po úspěšném nastavení a ověření funkčnosti (bod 5) je nutné zažádat společnost GoPay o schválení nasazeného řešení a přechod na ostrou platební bránu. Toto ověření bude vyžadovat určité náležitosti, které budou ověřeny, a bez kterých nebude možné platební bránu provozovat. Mezi ně patří především ověření subjektu, identifikace vlastníků a ověření náležitostí prodejního místa (zveřejněné smluvní podmínky, reklamační řád, apod.). Celkový proces nasazení platební brány GoPay může trvat od několika dní, až po týdny, a to především v závislosti na splnění formálních požadavků.

Přehled on-line plateb

Provedená on-line platba má vždy přímou vazbu na konkrétní rezervaci, a to bez ohledu na její výsledek. V praxi to znamená, že k jedné rezervaci může být evidováno více plateb, ale pouze jedna úspěšně dokončená. Toto je dáno tím, že platba v rámci procesu nebyla schválena (detailní informace o jednotlivých platbách najdete v administraci platební brány). V rezervačním systému si v rámci detailu rezervace můžete prohlédnout jednotlivé navázánéplatby, jejich stav či časový průběh. To může být důležité při řešení problémových situací mezi Vámi a Vašim zákazníkem.

Platby - On-line platby

Hlavní přehled všech on-line plateb najdete na samostatné stránce. Tento přehled zahrnuje pouze on-line zpracované platby prostřednictvím platební brány a poskytuje několik důležitých informací a funkcí:

  • Přehled plateb - přehled všech dokončených, ale i nedokončených nebo neprovedených, plateb. V přehledu si můžete vždy ověřit zákazníka, který platbu provedl, učel platby, celkovou výši platby, atd.
  • Detail platby - u každé platby můžete zobrazit detail, kde se dozvíte informace o průběhu platby. To je důležité zejména při řešení problémů s klientem, kdy je pomocí časových razítek možné jednoznačně rekonstruovat průběh platby (typicky v případě platby již stornované rezervace).
  • Vrácení platby - systém reenio umí vracet platby prostřednictvím rozhraní platební brány. Při vrácení platby můžete sami určit, jak velká částka se má vrátit a zda se má zároveň stornovat rezervace, apod. Vrácená platba je vizuálně odlišena a existuje k ní i odpovídající daňový doklad (součást PDF souboru původní platby)!
  • Stažení dokladů - nezbytnou součástí každé platby je generovaný účetní doklad. Ten v případě on-line plateb vytváří systém zcela automaticky, a to podle nastavených parametrů. Doklad ve formě PDF souboru je poskytován také zákazníkovi (e-mailem/v jeho osobním profilu).
  • Export plateb - aby bylo možné platby dále zpracovávat a zahrnout do účetnictví, je dostupná funkce pro export. Ten může být do různých formátů a vždy obsahuje data, která odpovídají aktuálnímu nastavení filtrace přehledu plateb (např. pouze platby ve stavu uhrazeno), případně speciální typ exportu s možností časové filtrace určený pro Vaši účetní.

Platba za rezervaci

Každá rezervace, které odpovídá nějaká cena, může být v systému evidována jako uhrazená, a to i v případě, že nevyužíváte on-line platební bránu nebo jinou formu získávání plateb. V případě automatizovaných platebních nástrojů je tento stav upravován zcela automaticky (rezervace je ve stavu Uhrazená a způsob úhrady je nastaven na platební bránu), nicméně tento stav můžete měnit také ručně v administraci. Díky tomu je možné řešit přijímání plateb mimo rezervační systém a pouze si evidovat uhrazení dané rezervace.

Tato ruční editace stavu uhrazení může být vhodná také ve chvíli, kdy v systému vyžadujete platby, nicméně potřebujete vytvořit rezervace (např. pro partnery, přímý prodej vstupenek, apod.) aniž by musely být uhrazeny pomocí platební brány. V tomto případě nově vzniklé rezervace ručně nastavte v administraci do stavu Uhrazená a díky tomu nedojde k jejich automatickému stornu po vypršení času k platbě!

V případě ručního nastavení uhrazení rezervace je možné také zadat informaci, jak k úhradě došlo (platební kartou na terminálu, hotovostí, atd.). Zároveň je možné provádět úhradu také zákaznickými kredity, což je evidováno a zpracováváno samostatně.

Systém reenio zajišťuje také generování daňových dokladů, nicméně pouze k platbám zpracovávaných on-line a automaticky. V případě přijímání plateb hotově, platebním terminálem, apod. je nutné řešit problematiku účetnictví, EET, atd. mimo rezervační systém odděleně.

Čas pro uhrazení rezervace

Ve vztahu k procesu uhrazení nově vytvořených rezervací jsou důležité dva faktory, a to zda je vyžadována platba za rezervaci a jaký je čas na uhrazení nově vzniklé rezervace.

Nastavení - Platby, kredity a DPH nebo Termíny - (Editace termínu) - Cena a platby

Pokud je v systému nastaveno, že je vyžadována platba rezervace (globálně pro celý systém nebo v rámci nastavení konkrétního termínu), pak tato rezervace standardně vznikne (aby bylo zajištěno zablokování kapacity apod.) a začíná běžet nastavený časový limit. V průběhu tohoto časového limitu musí dojít k úhradě rezervace zákazníkem. Pokud to zákazník nestihne, je rezervace automaticky stornována!

Pokud se v systému (nebo u termínu) platba nevyžaduje a přesto využíváte on-line platební bránu, je čistě na zákazníkovi, zda rezervaci uhradí či nikoliv. K automatickému stornu rezervace po nastaveném čase nedojde. V těchto případech se počítá s tím, že neuhrazené rezervace se vyřeší při využití služeb přímo na místě (např. platbou v hotovosti na recepci).

V určitých případech se může stát (s ohledem na dobu zpracování platební transakce a především chování zákazníka), že platba přijde až poté, co je již rezervace stornována! V tom případě systém korektně zaeviduje přijatou platbu k již stornované rezervaci a informuje Vás o tomto v administraci. Je nutné tuto situaci vyřešit se zákazníkem a platbu mu vrátit, případně nechat jej provést další rezervaci a ručně ji nastavit jako Uhrazenou.

S tímto souvisí také funkce Skrýt zákazníkovi kód rezervace, pokud je vyžadována platba (Nastavení - Rezervační stránka - Rozšířená nastavení), která zajistí, že pokud zákazník rezervaci v dané časové lhůtě neuhradí, nebude mu poskytnut kód rezervace a nebude se tak moci prokázat při pokusu o její využití.

Čas pro uhrazení rezervace doporučujeme volit tak, aby poskytl dostatečné pohodlí pro zákazníky, ale zároveň neposkytoval zbytečný prostor pro opomenutí ze strany zákazníka a zbytečnou blokaci rezervované kapacity či místa. Pro on-line platební metody je ideální doba pro provedení platby v řádu jednotek hodin!

Vrácení platby

Pokud je rezervace ve stavu Uhrazená a je potřeba ji stornovat, existuje několik scénářů. Základem je, že rezervaci uhrazenou prostřednictvím evidované platby nemůže stornovat přímo zákazník sám. To je dáno tím, že v souvislosti s přijetím resp. vrácením platby existují nějaké výdaje a je čistě na Vás (obchodních podmínkách), jakým způsobem tyto situace řešíte. V případě, kdy rezervace je uhrazena kredity, je automatické storno a vrácení kreditů s ohledem na nastavení možné.

Systém Vám s vrácením platby umí pomoci, a to tak, že při stornování uhrazené rezervace Vás informuje a nabízí možnosti řešení. Mezi tyto možnosti patří storno rezervace bez vrácení platby, plné vrácení platby či částečné vrácení platby. Je tedy na Vás, jaký scénář využijete, nicméně systém sám následně automaticky zajistí případné vrácení finanční částky, a to s využitím komunikace s danou on-line platební bránou. V tomto případě tedy není potřeba vrácení platby řešit jinak, než v administraci rezervačního systému. Pokud se jedná storno rezervace s jiným typem uhrazení, je potřeba dořešit se zákazníkem přímo mimo rezervační systém.

V přehledu plateb můžete také pracovat s jednotlivými platbami a vracet je samostatně. V praxi to znamená, že systém opět hlídá stav rezervace k dané platbě a nabídne možné scénáře. Tento přístup je vhodný především v situaci, kdy k jedné rezervaci je evidováno více plateb nebo existuje přijatá platba k již stronované rezervaci. Tyto situace jsou způsobovány zákazníky, kteří platbu provedou vícekrát nebo nestihnout limit pro úhradu rezervace, kdy pracují se starými informacemi o rezervaci (např. situace, kdy je stránka s detailem rezervace otevřená v prohlížeči dlouhou dobu).