On-line platby

Moderní způsob platby za služby je nyní standardní součástí mnoha podniků. S připojením k on-line bráně máte možnost zefektivnit proces rezervace a využít přímé platby za objednané služby přímo prostřednictvím systému reenio. Systém reenio primárně implementuje platební bránu GoPay, která zaručuje platby různými způsoby dle potřeby. Po připojení systému k platební bráně GoPay budete moci přijímat okamžité platby od svých zákazníků prostřednictvím kreditních karet, okamžitých převodů, bankovních tlačítek, bitcoinů, Google Pay, Apple Pay atd. s větším dopadem na zákazníky a jejich rezervace.

Kromě této platební brány je možné také využít univerzální bránu The Pay či Comgate. Dále je možné navázat spojení s GP webpay a ČSOB branami, tyto platební brány však již nejsou univerzální a poskytují principiálně pouze on-line platby pomocí platebních karet. Další platební bránou, kterou je možné v systému využít je globální platební brána STRIPE. Jedná se o moderní platební bránu, jejíž hlavní výhodou je skutečnost, že vše probíhá on-line. Založení účtu, zprovoznění platební brány, její nastavení a zahájení přijímání plateb od zákazníků, tak může být otázkou hodin! Princip fungování těchto bran a metoda integrace jsou velmi podobné níže uvedeným postupům. Další informace o možnosti integrace těchto platebních bran získáte v administraci systému.

Kromě přímých on-line plateb je systém schopen poskytovat podporu pro klasické platby převodem, prostřednictvím platebního terminálu či pokladnou.

On-line platby jsou k dispozici v systému reenio pro všechny uživatele používající předplatné v BUSINESS nebo PREMIUM verzi. V případě verze FREE je možné konfigurovat a vyzkoušet on-line platby, ale pouze v prostředí testování brány.

Jak začít s on-line platbami

Provoz on-line plateb v rezervačním systému závisí na několika klíčových faktorech, které si můžete vybrat podle svých potřeb a typu podnikání. Při integraci platební brány je důležité myslet na tyto parametry, protože to může do jisté míry ovlivnit některé z vašich obchodních operací a fakturace.

1. Nastavení a použití sazeb DPH - ve správě systému je možné libovolně spravovat různé sazby DPH (s ohledem na legislativu) a poté je přiřadit k jednotlivým cenám pro data. Tyto sazby DPH jsou založeny na předpokladu, že váš subjekt je plátcem DPH - systém podporuje proces platby pro plátce DPH i plátce nepodléhající DPH.
2. Nastavení cen jednotlivých termínů - každý termín, který je možné rezervovat, může mít nastavenou cenu (celkem nebo za jednotku, podle typu termínu). Zde je důležité přemýšlet a nastavit ceny, které chcete zaplatit v okamžiku rezervace. Ceny jsou vždy stanoveny jako konečné, tj. včetně DPH. Vypočítává se jako součást ceny za objednané služby se stanovenou sazbou. Cenu lze také upravit pomocí rezervačního formuláře nebo slevových kódů.
3. Nastavení účetních parametrů vč. EET - informace o dodavateli jsou vyžadovány k vydání správných účetních dokladů jednotlivým zákazníkům. Ty se zobrazí na vydaných dokumentech (formát PDF). Tato data lze automaticky převzít z nastavení subjektu, nebo je lze také nastavit úplně jinak.
4. Nastavení parametrů platební brány - propojení systému reenio s platební bránou je klíčovým krokem pro následné spuštění on-line plateb. Chcete-li to provést, musíte se zaregistrovat a získat obchodní účet u konkrétní brány a poté zadat získané parametry do systému reenio. Všechna další nastavení týkající se samotných plateb, EET, návrhu platební brány atd. jsou již prováděna na administrační stránce obchodního účtu dané platební brány. Pro testování celkové funkčnosti je možné použít tzv. testovací prostředí.
5. Ověření funkčnosti v testovacím prostředí - před skutečným spuštěním on-line plateb pro zákazníky je nutné na vaší rezervační stránce ověřit správnou funkčnost platební brány. Toto je takzvané testovací prostředí, ve kterém můžete otestovat celý proces rezervace a platby, aniž byste potřebovali skutečné finanční transakce. Zde jsou například informace testovacímu procesu v rámci platební brány GoPay.
6. Aktivace on-line plateb - posledním krokem je samotné povolení on-line plateb ze strany poskytovatele platební brány. Od této chvíle bude rezervační systém nabízet on-line platby za rezervace, které mají definovanou cenu. Pokud je nastavena žádost o platbu (globálně nebo pro jednotlivé termíny), nezaplacené rezervace budou automaticky zrušeny po uplynutí nastavené doby od vytvoření.

Po úspěšném nastavení a ověření (bod 5) musíte obvykle požádat poskytovatele o schválení implementovaného řešení a přepnout na ostrou platební bránu. Toto ověření bude vyžadovat ověření určitých prvků, bez kterých nebude platební brána v ostrém režimu fungovat. Mezi ně patří mimo jiné ověření subjektu, identifikace vlastníků a ověření prodejního místa (zveřejněné podmínky, reklamační řád, atd.) Celkový proces nasazení platební brány může trvat několik dní až týdnů, v závislosti na splnění formálních požadavků a řešení problémů.

Přehled on-line plateb

On-line platba má vždy přímý odkaz na konkrétní rezervaci bez ohledu na její výsledek. V praxi to znamená, že pro jednu rezervaci lze zaregistrovat více než jednu platbu, ale pouze jednu úspěšně dokončenou. Důvodem je skutečnost, že platba v rámci procesu nebyla schválena (podrobné informace o jednotlivých platbách najdete ve správě platební brány). V rezervačním systému můžete v detailu rezervace zobrazit jednotlivé spojené platby, jejich stav nebo čas provedení. To může být důležité při řešení problémových situací mezi vámi a vaším zákazníkem.

Hlavní přehled všech on-line plateb naleznete na samostatné stránce. Tento přehled obsahuje pouze platby zpracované on-line prostřednictvím platební brány a poskytuje některé důležité informace a funkce:

• Přehled plateb - Přehled všech dokončených nebo nedokončených plateb. V přehledu můžete vždy ověřit zákazníka, který provedl platbu, platební údaje, celkovou částku platby atd.
• Podrobnosti platby - pro každou platbu můžete zobrazit detail, kde naleznete informace o průběhu platby. To je zvláště důležité při řešení problémů s klientem, kdy je možné jednoznačně rekonstruovat platební proces pomocí časových razítek (typicky v případě platby již zrušené rezervace).
• Vracení peněz - reenio dokáže vracet platbu prostřednictvím rozhraní platební brány. Při vrácení platby můžete určit, kolik se má vrátit a zda zrušit rezervaci atd. Vrácení je vizuálně rozlišeno a existuje odpovídající daňový doklad (část souboru PDF původní platby)!
• Stahování dokumentů - vygenerovaný účetní doklad je nezbytnou součástí každé platby. V případě on-line plateb systém vytvoří takový dokument automaticky podle nastavených parametrů. Dokument ve formě souboru PDF je také poskytován zákazníkovi (e-mailem/v jeho osobním profilu).
• Export plateb - pro další zpracování plateb a jejich zahrnutí do účtů je k dispozici funkce exportu. Může být v různých formátech a vždy obsahuje data, která odpovídají aktuálnímu nastavení filtrování přehledu plateb (např. pouze platby ve stavu zaplaceného), nebo speciálnímu typu exportu s možností časového filtrování určeného pro účetního.

Platba za rezervaci

Pro jasnější představu je níže popsán modelový příklad procesu rezervace a zaplacení:

1. Zákazník provede rezervaci a stiskne tlačítko pro potvrzení rezervačního procesu a zahájení platby za rezervaci. Poté se zobrazí grafické rozhraní platební brány.
2. Zákazník zadá údaje o své kartě, resp. vybere vhodný způsob platby do platební brány a odešle platbu.
3. Platební brána předá platební informace partnerskému zpracovateli, který transakci odešle příslušné asociaci karet (např. VISA nebo MasterCard) nebo jinému subjektu, např. bance. Tím bude transakce propojena s bankou, která vydala kartu nebo provozuje účet, jejímž prostřednictvím zákazník provedl platbu.
4. Obvykle následují další kroky, které umožňují autorizaci zákazníka (přihlášení do internetového bankovnictví) nebo potvrzení konkrétní transakce (dvoufaktorové ověření pomocí aplikace).
5. Pokud je vše v pořádku, předá se zpět platební bráně informace o úspěšné platbě a její autorizaci. Pokud něco v pořádku není (nedostatek prostředků, limity, špatná autorizace, apod.), platba je označena za neúspěšnou a opět je informace předána zpět.
6. Platební brána zpracuje informace a informuje o stavu platby zákazníka a obchodníka resp. rezervační systém. Pokud banka platbu schválí, platební brána navýší zůstatek obchodního účtu obchodníka o provedenou platbu příp. aplikuje poplatky.
7. Pokud je platba potvrzena, rezervace je v systému označena jako zaplacená. Pokud není rezervace uhrazena do určité doby, kterou lze v rezervačním systému nastavit, rezervace bude automaticky zrušena! Pokud systém přijme informaci později a rezervace je již stornována, je o tomto informován v administraci a je třeba situaci řešit individuálně.
8. Na základě nastavené frekvence vyúčtování se finanční prostředky převádí z obchodního účtu platební brány na bankovní účet obchodníka.

Jakákoli rezervace může být v systému zaznamenána jako zaplacená, i když nepoužíváte on-line platební bránu ani jinou formu přijímání plateb. V případě automatických platebních nástrojů je tento stav upraven automaticky (rezervace je ve stavu uhrazeno a způsob platby je nastaven na platební bránu), tento stav však můžete také změnit ručně v administraci. Díky tomu je možné řešit příjem plateb mimo rezervační systém a zaznamenávat pouze platbu rezervace.

Tato ruční úprava stavu platby může být užitečná také v případě, že požadujete platby v systému, ale musíte provést rezervace (např. pro partnery, přímý prodej vstupenek atd.), aniž byste museli platit prostřednictvím platební brány. V takovém případě ručně nastavte nové rezervace v administraci do stavu uhrazeno, takže nebudou po zrušení platby automaticky zrušeny!

V případě ručního nastavení platby je také možné zadat informace o tom, jak byla platba provedena (kreditní kartou na terminálu, v hotovosti atd.). Současně je také možné provádět platby zákaznickými kredity, které se zaznamenávají a zpracovávají samostatně.

Čas na zaplacení rezervace

Ve vztahu k procesu placení za nově vytvořené rezervace jsou důležité dva faktory, zda je nutná rezervace a jaký je čas zaplatit za novou rezervaci.

Pokud je v systému nastaveno, že je vyžadována platba rezervace (globálně pro celý systém nebo v rámci nastavení konkrétního termínu), pak tato rezervace standardně vznikne (aby bylo zajištěno zablokování kapacity apod.) a začíná běžet nastavený časový limit. V průběhu tohoto časového limitu musí dojít k úhradě rezervace zákazníkem. Pokud to zákazník nestihne, je rezervace automaticky stornována!

Pokud se v systému (nebo u termínu) platba nevyžaduje a přesto využíváte on-line platební bránu, je čistě na zákazníkovi, zda rezervaci uhradí či nikoliv. K automatickému stornu rezervace po nastaveném čase nedojde. V těchto případech se počítá s tím, že neuhrazené rezervace se vyřeší při využití služeb přímo na místě, např. platbou v hotovosti na recepci nebo pomocí platebního terminálu SumUp.

V určitých případech se může stát (s ohledem na dobu zpracování platební transakce a především chování zákazníka), že platba přijde až poté, co je již rezervace stornována! V tom případě systém korektně zaeviduje přijatou platbu k již stornované rezervaci a informuje Vás o tomto v administraci. Je nutné tuto situaci vyřešit se zákazníkem a platbu mu vrátit, případně nechat jej provést další rezervaci a ručně ji nastavit jako Uhrazenou.

S tímto souvisí také funkce Skrýt zákazníkovi kód rezervace, pokud je vyžadována platba (Nastavení - Rezervační stránka - Rozšířená nastavení), která zajistí, že pokud zákazník rezervaci v dané časové lhůtě neuhradí, nebude mu poskytnut kód rezervace a nebude se tak moci prokázat při pokusu o její využití.

Čas pro uhrazení rezervace doporučujeme volit tak, aby poskytl dostatečné pohodlí pro zákazníky, ale zároveň neposkytoval zbytečný prostor pro opomenutí ze strany zákazníka a zbytečnou blokaci rezervované kapacity či místa. Pro on-line platební metody je ideální doba pro provedení platby v řádu jednotek hodin!

Platba zálohy

V některých situacích není možné vyžadovat online platbu hned při vytvoření rezervace. V těchto případech je ideální využití platby zálohy, tedy pouze části výsledné ceny rezervace.

Hodnota rezervace může být rozdělena do dvou složek v podobě zálohy a doplatku, kdy výše zálohy může být stanovena jako pevná částka nebo procento z celkové vypočtené ceny rezervace. Vyžadování platby zálohy může být dvojího typu - povinná platba pouze zálohy; platba pouze zálohy nebo celé částky (volba je na zákazníkovi).

Jakmile zákazník uhradí zálohu, vygeneruje se příslušný doklad k této platbě s tím, že u rezervace se eviduje zbývající částka jako doplatek. Po příchodu zákazníka, je potřeba dořešit doplacení zbytku hodnoty rezrevace. To je možné vyřešit jen pouhým označením rezervace jako Uhrazené v plné výši nebo může být doplatek přijat prostřednictvím pokladny. V takovém případě se na účetním dokladu zohledňuje i již dříve uhrazená záloha, která se od základní ceny odečítá tak, aby se účtoval již jen reálně uhrazený doplatek.

Vrácení platby

Pokud je rezervace ve stavu Uhrazená a je potřeba ji stornovat, existuje několik scénářů. Základem je, že rezervaci uhrazenou prostřednictvím evidované platby nemůže stornovat přímo zákazník sám. To je dáno tím, že v souvislosti s přijetím resp. vrácením platby existují nějaké výdaje a je čistě na Vás (obchodních podmínkách), jakým způsobem tyto situace řešíte. V případě, kdy rezervace je uhrazena kredity, je automatické storno a vrácení kreditů s ohledem na nastavení možné.

Systém Vám s vrácením platby umí pomoci, a to tak, že při stornování uhrazené rezervace Vás informuje a nabízí možnosti řešení. Mezi tyto možnosti patří storno rezervace bez vrácení platby, plné vrácení platby či částečné vrácení platby. Je tedy na Vás, jaký scénář využijete, nicméně systém sám následně automaticky zajistí případné vrácení finanční částky, a to s využitím komunikace s danou on-line platební bránou. V tomto případě tedy není potřeba vrácení platby řešit jinak, než v administraci rezervačního systému. Pokud se jedná storno rezervace s jiným typem uhrazení, je potřeba dořešit se zákazníkem přímo mimo rezervační systém.

V přehledu plateb můžete také pracovat s jednotlivými platbami a vracet je samostatně. V praxi to znamená, že systém opět hlídá stav rezervace k dané platbě a nabídne možné scénáře. Tento přístup je vhodný především v situaci, kdy k jedné rezervaci je evidováno více plateb nebo existuje přijatá platba k již stronované rezervaci. Tyto situace jsou způsobovány zákazníky, kteří platbu provedou vícekrát nebo nestihnout limit pro úhradu rezervace, kdy pracují se starými informacemi o rezervaci (např. situace, kdy je stránka s detailem rezervace otevřená v prohlížeči dlouhou dobu).