Typy zdrojů a zdroje

Práce se zdroji byla nově upravena, což přináší následující změny a nové možnosti:

  • každý termín musí mít přiřazen alespoň jeden zdroj,
  • zdroj nemusí mít přiřazeny žádné zdrojové položky (služba, zaměstnanec, místo), ale stačí, když má zadaný název,
  • při nastavení zdroje je možné určit, nejen to z jakých zdrojových položek se skládá, ale také jejich pořadí, viditelnost pro zákazníky či administraci,
  • výsledný název zdroje se následně využívá jako název termínu a rezervace,
  • zdroje je možné archivovat a tím zefektivnit práci v administraci,
  • úpravou existujícího zdroje se automaticky ovlivní již existující termíny.

Pokud upravíte již existující zdroj (název, přiřazené zdrojové položky (místo, služba, zaměstnanec), tato změna se projeví na všech již existujících termínech a rezervacích, které tento zdroj využívají. Odstraněním zdroje se odstraní také termíny, které tento zdroj využívají (bez zdroje nemohou existovat), již existující rezervace zůstanou bezezměny.

Pokud chcete změnit zdroj v rámci termínu (a navázaných rezervací), je třeba v editaci termínu použít u zdroje tlačítko "Změnit". Nestačí pouze změnit označení zdroje v seznamu (zaškrtávací políčko), protože v tom případě pracuje termín s novým zdrojem (a neovlivní to existující rezervace), nikoliv s jeho záměnou.

Zdroj je to, co si zákazník rezervuje a v principu se skládá z položek typu služba, zaměstnanec nebo místo. Konkrétní kombinace a způsob použití jednotlivých položek, záleží čistě na typu podnikání a konkrétním nastavení. Informace o jednotlivých položkách nejsou použity jen při samotné nabídce rezervací, ale také v rámci rozcestníku a veškerých informacích poskytovaných v rámci rezervačního procesu a rezervace.

Zdroje popisují základní vlastnosti rezervací a odpovídají zákazníkům na otázky:

  • CO rezervuji (SLUŽBA)
  • KDE rezervace proběhne (MÍSTO)
  • KDO rezervaci/službu bude provádět (ZAMĚSTNANEC)
  • JAKÝ má název termín a vytvořená rezervace

Libovolnou kombinací služby, místa a zaměstnance vzniká zdroj určený k rezervaci. Jeho výchozí název se odvíjí od názvů jednotlivých položek, nicméně nastavením viditelnosti a změnou pořadí lze tento název změnit, příp. je možné zadat název zcela vlastní. Zdroje jsou důležitým stavebním prvkem celého systému, jelikož správné a promyšlené nastavení umožní efektivněji pracovat s rezervacemi pomocí filtrů nebo hlídat potenciální kolize. Pro následné zobrazení uživatelům může být žádoucí schovat určité položky v rámci daného zdroje, které jsou využívány především pro interní účely.

V jakých případech je vhodné používat konkrétní zdroje (místo, služba, zaměstnanec) a proč je důležité o zdrojích přemýšlet:

  • poskytnutí rozcestníku a filtrování pro zákazníky
  • poskytnutí bližších informací k nabídce termínu (fotografie, adresa, mapa, atd.)
  • filtrování termínů a rezervací v administraci
  • hlídání kolizí na úrovni konkrétních zdrojů
  • omezení celkové kapacity u zdroje typu místo
  • omezení přístupů uživatelů v administraci (např. zaměstnanec má přístup jen ke svým rezervacím podle základního zdroje)

Pokud žádnou z těchto funkcí nepotřebujete využívat, stačí vytvořit zdroj pouze pomocí názvu. V tom případě bude pouze název specifikovat to, co si v rámci termínu může zákazník rezervovat, což v řadě případů bývá dostatečné. Vytváření a práce se základními zdroji typu místo, služba a zaměstnanec, není tedy nezbytně nutné!

Ukázkovým příkladem může být nabídka lekcí jógy. Pro provozovatele je nutné evidovat u každé lekce kromě služby (jóga) také zaměstnance (lektora). Pro každého zaměstnance se tedy vytvoří samostatný zdroj obsahující službu a zaměstnance (případně také místo). Pro interní zobrazení v kalendáři termínů je možné ponechat výchozí název zdroje, ale pro zobrazení na rezervační stránce, bude vhodné jméno zaměstnance skrýt.

U zdroje je možné skrýt také název místa v případě, že je na rezervační stránce nastaven například úvodní rozcestník, který zajišťuje směrování zákazníků na konkrétní skupinu termínů. Název zdroje v administraci obsahuje všechny položky, nicméně důležitější je pravděpodobně jméno zaměstnance než pobočka, proto lze provádět také změnu pořadí přetažením na vybranou pozici.

Nyní stačí vytvořit zdroj pro každého lektora jógy a následně nastavit příslušné termíny. Na rezervační stránce bude u termínů použit pouze název služby, který je pro zákazníka klíčový. Do úvodního rozcestníku jsou umístěny jednotlivé pobočky a jména zaměstnanců jsou zákazníkům zcela skryta.

####Archivace zdroje

Rozmanitost nabídky může vést k dlouhému a komplexnímu seznamu zdrojů pro rezervaci, proto je vhodné již nepoužívané zdroje archivovat. To má za následek, že seznam v přehledech bude přehlednější. Archivovat lze nevyužívané zdroje, ale také zdroje používané, na které se pouze aktivně nevytváří nové termíny. Proces archivace redukuje seznam rezervovaných zdrojů, aniž by byly tyto zdroje přímo smazány. Pro existující termíny a rezervace se v případě archivace zdroje nic nemění, jelikož jsou dále nabízeny na rezervační stránce, ale práce v administraci může být mnohem efektivnější. Jakmile nastane čas vytvořit nový termín na archivovaný zdroj, stačí změnit jeho stav zpět na aktivní odškrtnutím odpovídajícího nastavení a vytvořit termín.

Nastavení a použití zdrojů

Zdroje lze libovolně přidávat, upravovat nebo mazat. Vždy je však důležité myslet na to, že daný zdroj již může být svázán s termínem a použitý u konkrétních rezervací. Počet zároveň aktivních zdrojových položek (služba, zaměstanec, místo) je omezen, a to podle aktuálně zakoupeného předplaceného balíčku systému reenio.

Při vytváření zdrojů doporučujeme důkladně promyslet, jaké zdroje vytvoříte a jaký způsobem je nabídnete k rezervaci. Pokud to pro Vaše konkrétní podnikání a nabídku k rezervaci není nutné, pak není potřeba vytvářet a používat zdroje se všemi zdrojovými položkami. V jednoduchých případech není tedy potřeba zdroj vytvářet jako kombinaci položek (služba, zaměstnanec, místo), ale stačí pouze nastavit název zdroje.

V rámci jednoho zdroje můžete zadat až tři různé typy zdrojových položek a v rámci těchto typů vybrat po jednom konkrétním. Při nastavení termínu pak můžete volit více než jeden zdroj, což slouží k usnadnění tvorby termínů. Typicky se jedná např. o situaci, kdy v rámci jednoho termínu nastavíte/využijete všechny 4 dostupné tenisové kurty. Systém automaticky vytvoří nabídku, kdy zobrazí jednotlivé zdroje odděleně a zákazník si bude moci vybrat ze 4 různých kurtů se stejnými parametry termínu.

Název termínu se přebírá z nastaveného zdroje/zdrojů, kdy se použije přesně to, co je v rámci daného zdroje nastaveno (název, jednotlivé položky, pořadí, viditelnost). Díky tomuto je možné možné velmi efektivně ovlivnit, jak bude nabídka termínů pro rezervaci vypadat.

Hlídaní kolizí v čase

Zdroje jsou také velmi důležitý prvek při automatizaci rezervačního procesu. Díky hlídání kolizí je možné velmi komplexně nastavit automatické vyhodnocování, zda je na konkrétní čas možné rezervaci vytvořit či nikoliv, a to z důvodu využití daných zdrojových položek (služba, zaměstnanec, místo). Jak pracovat s kolizemi a jak správně je nastavit se dozvíte na samostatné stránce dokumentace.