Typy zdrojů a zdroje

Práce se zdroji byla nově upravena, což přináší následující změny a nové možnosti:

  • každý termín musí mít přiřazen alespoň jeden zdroj,
  • zdroj nemusí mít přiřazeny žádné zdrojové položky (služba, zaměstnanec, místo), ale stačí, když má zadaný název,
  • při nastavení zdroje je možné určit, nejen to z jakých zdrojových položek se skládá, ale také jejich pořadí, viditelnost pro zákazníky či administraci,
  • výsledný název zdroje se následně využívá jako název termínu a rezervace,
  • zdroje je možné archivovat a tím zefektivnit práci v administraci,
  • úpravou zdroje se automaticky ovlivní již existující termíny.

Zdroj je to, co si zákazník rezervuje a v principu se skládá z položek typu služba, zaměstnanec nebo místo. Konkrétní kombinace a způsob použití jednotlivých položek, záleží čistě na typu podnikání a konkrétním nastavení. Informace o jednotlivých položkách nejsou použity jen při samotné nabídce rezervací, ale také v rámci rozcestníku a veškerých informacích poskytovaných v rámci rezervačního procesu a rezervace.

Zdroje popisují základní vlastnosti rezervací a odpovídají zákazníkům na otázky:

  • CO rezervuji (SLUŽBA)
  • KDE rezervace proběhne (MÍSTO)
  • KDO rezervaci/službu bude provádět (ZAMĚSTNANEC)
  • JAKÝ má název termín a vytvořená rezervace

Libovolnou kombinací služby, místa a zaměstnance vzniká zdroj určený k rezervaci. Jeho výchozí název se odvíjí od názvů jednotlivých položek, nicméně nastavením viditelnosti a změnou pořadí lze tento název změnit, příp. je možné zadat název zcela vlastní. Zdroje jsou důležitým stavebním prvkem celého systému, jelikož správné a promyšlené nastavení umožní efektivněji pracovat s rezervacemi pomocí filtrů nebo hlídat potenciální kolize. Pro následné zobrazení uživatelům může být žádoucí schovat určité položky v rámci daného zdroje, které jsou využívány především pro interní účely.

Ukázkovým příkladem může být nabídka lekcí jógy. Pro provozovatele je nutné evidovat u každé lekce kromě služby (jóga) také zaměstnance (lektora). Pro každého zaměstnance se tedy vytvoří samostatný zdroj obsahující službu a zaměstnance (případně také místo). Pro interní zobrazení v kalendáři termínů je možné ponechat výchozí název zdroje, ale pro zobrazení na rezervační stránce, bude vhodné jméno zaměstnance skrýt.

U zdroje je možné skrýt také název místa v případě, že je na rezervační stránce nastaven například úvodní rozcestník, který zajišťuje směrování zákazníků na konkrétní skupinu termínů. Název zdroje v administraci obsahuje všechny položky, nicméně důležitější je pravděpodobně jméno zaměstnance než pobočka, proto lze provádět také změnu pořadí přetažením na vybranou pozici.

Nyní stačí vytvořit zdroj pro každého lektora jógy a následně nastavit příslušné termíny. Na rezervační stránce bude u termínů použit pouze název služby, který je pro zákazníka klíčový. Do úvodního rozcestníku jsou umístěny jednotlivé pobočky a jména zaměstnanců jsou zákazníkům zcela skryta.

Archivace zdroje

Rozmanitost nabídky může vést k dlouhému a komplexnímu seznamu zdrojů pro rezervaci, proto je vhodné již nepoužívané zdroje archivovat. To má za následek, že seznam v přehledech bude přehlednější. Archivovat lze nevyužívané zdroje, ale také zdroje používané, na které se pouze aktivně nevytváří nové termíny. Proces archivace redukuje seznam rezervovaných zdrojů, aniž by byly tyto zdroje přímo smazány. Pro existující termíny a rezervace se v případě archivace zdroje nic nemění, jelikož jsou dále nabízeny na rezervační stránce, ale práce v administraci může být mnohem efektivnější. Jakmile nastane čas vytvořit nový termín na archivovaný zdroj, stačí změnit jeho stav zpět na aktivní odškrtnutím odpovídajícího nastavení a vytvořit termín.

Nastavení a použití zdrojů

Zdroje lze libovolně přidávat, upravovat nebo mazat. Vždy je však důležité myslet na to, že daný zdroj již může být svázán s termínem a použitý u konkrétních rezervací. Počet zároveň aktivních zdrojových položek (služba, zaměstanec, místo) je omezen, a to podle aktuálně zakoupeného předplaceného balíčku systému reenio.

Při vytváření zdrojů doporučujeme důkladně promyslet, jaké zdroje vytvoříte a jaký způsobem je nabídnete k rezervaci. Pokud to pro Vaše konkrétní podnikání a nabídku k rezervaci není nutné, pak není potřeba vytvářet a používat zdroje se všemi zdrojovými položkami. V jednoduchých případech není tedy potřeba zdroj vytvářet jako kombinaci položek (služba, zaměstnanec, místo), ale stačí pouze nastavit název zdroje.

V rámci jednoho zdroje můžete zadat až tři různé typy zdrojových položek a v rámci těchto typů vybrat po jednom konkrétním. Při nastavení termínu pak můžete volit více než jeden zdroj, což slouží k usnadnění tvorby termínů. Typicky se jedná např. o situaci, kdy v rámci jednoho termínu nastavíte/využijete všechny 4 dostupné tenisové kurty. Systém automaticky vytvoří nabídku, kdy zobrazí jednotlivé zdroje odděleně a zákazník si bude moci vybrat ze 4 různých kurtů se stejnými parametry termínu.

Název termínu se přebírá z nastaveného zdroje/zdrojů, kdy se použije přesně to, co je v rámci daného zdroje nastaveno (název, jednotlivé položky, pořadí, viditelnost). Díky tomuto je možné možné velmi efektivně ovlivnit, jak bude nabídka termínů pro rezervaci vypadat.

Hlídaní kolizí v čase

Mimo to, že zdroje slouží jako informační základ pro nabídku termínů, vč. filtrace a rozcestníku, a pak následně jako informace pro jednotlivé rezervace, je to také velmi důležitý prvek při automatizaci rezervačního procesu. Díky hlídání kolizí je možné velmi komplexně nastavit automatické vyhodnocování, zda je na konkrétní čas možné rezervaci vytvořit či nikoliv, a to z důvodu využití daných zdrojových položek (služba, zaměstnanec, místo), např. obsazení sauny jinou rezervací ve stejný čas. Hlídán kolizí je dostupné u většiny typů termínů, tj. není dostupné např. u termínu využívající rezervaci na jednotlivá sedadla.

Při aktivaci hlídání kolizí v rámci nastavení jednotlivých termínu doporučujeme zvážit a dobře naplánovat závislosti mezi jednotlivými zdrojovými položkami (služba, zaměstnanec, místo) a termíny. Nesprávným nastavením může dojít ke zbytečné blokaci termínů!

V případě, že budou dva termíny vázané na jednu zdrojovou položku (služba, zaměstnanec, místo), nemohou být na tyto termíny vytvořeny dvě rezervace ve stejný čas (samozřejmě v souvislosti s konkrétní nabídkou a způsobem rezervace u konkrétního podnikání). Příkladem může být pronájem víceúčelového hřiště, na kterém je možné provozovat více sportovních aktivit. Jedno hřiště se chápe jako položka MÍSTO a každý sport bude odpovídat jednomu zdroji. Při rezervaci hřiště pro jeden ze sportů musí být hřiště automaticky zablokováno pro všechny další sporty, jinak by si dva zákazníci mohli současně rezervovat dvě různé aktivity ve stejný čas, ale hřiště je jen jedno.

Termíny - (Editace termínu) - Hlídání kolizí

Musíme tedy využít hlídání kolizí, kdy jej aktivujeme na takové zdrojové položce, která je omezující z pohledu nemožnosti existence současných rezervací. V našem případě se jedná o položku MÍSTO. Vyhodnocení kolize probíhá tak, že se berou v úvahu všechny konkrétní zdroje využívající danou položku a porovnávají se s již existujícími rezervacemi. Pokud v daném čase existuje rezervace (vč. časových pauz) využívající danou konkrétní zdrojovou položku, pak systém neumožní vytvořit další "kolizní" rezervaci.

Při nastavení hlídání kolizí je možné určit i to, zda se má kolize vyhodnocovat i v rámci daného termínu, nebo jen mezi různými termíny. V praxi to znamená, že pokud bude termín s větší kapacitou, pak hlídání kolizí uvnitř termínu znemožní vytvoření více než jedné rezervace na daný čas a s odpovídajícími zdroji, i když je volná kapacita dostatečná! To je možné použít tehdy, když v rámci termínu jsou zdroje jednoho typu vybrány hromadně, např. rezervace jednoho tenisového kurtu blokuje všechny další tenisové kurty v daný čas.

Princip hlídání kolizí umožňuje využití pro blokaci delšího časového úseku, například pro případ uzavírky, rekonstrukce nebo dovolené. Chceme-li znemožnit rezervace na určité termíny, nebo jen na jejich části, využijeme vytvoření rezervace mimo termín v kombinaci s využitím hlídání kolizí.

Rezervace - Nová rezervace - Mimo termín nebo ikonka Nová rezervace v hlavním panelu

Nastavení hlídání kolizí u rezervace mimo termín se na výsledné rezervační stránce projeví jako již zarezervovaný termín (červená barva zvýraznění je v případě blokovaných termínů o málo světlejší, než-li v případě klasické přímé rezervace), takže zákazníci nebudou mít možnost vytvářet nové rezervace. Při nastavení této speciální rezervace je nutné vybrat odpovídající konkrétní zdroje, které chceme blokovat, a také aktivovat hlídání kolizí na dané typy zdrojových položek.

Aby k zablokování možností rezervací zákazníkem došlo, je důležité myslet na to, že hlídání kolizí musí být nastaveno přinejmenším jedenkrát na daný časový úsek. Buďto již při nastavení daného termínu (ve vazbě na budoucí vzniklé rezervace) nebo pak při vytváření samotné rezervace mimo termín.

Níže uvedený příklad ilustruje, jak si práci můžeme zjednodušit, pokud se zdroj bude skládat z místa (Kurty) a služby (Tenis). Při potřebě zablokovat možnost rezervace kurtů v daném období (např. technické důvody) tedy vytvoříme rezervaci mimo termín (nezáleží na tom, zda standardní termín má/nemá nastaveno hlídání kolizí). Aby bylo možné zablokovat všechny kurty, je nutné vytvořit zdroj obsahující pouze službu tenis, která je kurtům prakticky nadřazená. Samozřejmě, že v tuto chvíli nesmí být ještě žádná standardní rezervace na uvedený zdroj a časové období, protože pak by se rezervace mimo termín nemohla korektně vytvořit!

Výhody tohoto řešení se dvěma typy položek jsou hned dvě. Nemusíme vytvářet tolik rezervací mimo termín, kolik je jednotlivých kurtů (abychom zablokovali rezervace u všech). A také, pokud budeme sestavovat zdroje pro rozcestník, můžeme využít název konkrétní služby, tj. Tenis. V případě potřeby je možné zákazníky o omezeních či změnách informovat prostřednictvím textového obsahu rezervační stránky nebo dalšími komunikačními kanály (SMS, e-mail, atd.).

Funkcionalita hlídání kolizí je velmi efektivním nástrojem pro řešení automatizace v rámci nabízených služeb. Díky různým kombinacím služby, místa, zaměstnance ve zdroji a způsobu vyhodnocování, je možné definovat poměrně komplexní pravidla. Je tak možné např. blokovat rezervace jednotlivých tenisových kurtů v hale, a to v případě, kdy si již zákazník rezervoval celou halu pro fotbal. Je však důležité princip fungování pochopit, vyzkoušet si a dobře navrhnout zdroje a jejich provázání.