Pokladna

Rezervační systém nabízí několik způsobů, jak jednoduše a pohodlně umožnit zákazníkům uhradit svou rezervaci. Mezi nejpoužívanější způsoby plateb patří on-line platby nebo zákaznické kredity. Pokud zákazník nevyužije žádnou z těchto možností uhrazení rezervace předem, provede pravděpodobně samotnou platbu (hotovostí či kartou) až na samotné akci při využití své rezervace. Aby bylo možné v systému evidovat i tento způsob plateb, je potřeba využít funkci Pokladny. Tato funkcionalita umožní označit rezervaci jako uhrazenou, zaevidovat platbu (příp. naplnit požadavky EET) a vygenerovat odpovídající účetní doklad.

Rezervační systém pracuje pouze s jednou řadou číslování dokladů. Pokud tedy využíváte více platebních kanálů, pak číslování dokladů jde napříč těmito kanály, tj. doklady za platby on-line či pokladnou využívají stejnou čííselnou řadu nastavenou v administraci!

Aktivace funkce Pokladna

Nastavení - Platby, Kredity a DPH - Pokladna Hotovostní či bezhotovostní přímé platby prostřednictvím pokladny je nutné nejprve povolit v administraci rezervačního systému. Jakmile tuto funkci povolíte, v detailu rezervace (pokud rezervaci odpovídá nějaká cena) se objeví tlačítko umožňující úhradu dané rezrevace prostřednictvím pokladny. Dále v hlavní nabídce "Platby" přibude nová položka "Pokladna", pomocí které získáte přehled o platbách provedených a zaevidovaných tímto způsobem. Právě tak jako u on-line plateb, lze záznamy exportovat a dále s nimi pracovat dle potřeby.

Při nastavení resp. aktivaci pokladny můžete také aktivovat používání tzv. EET režimu. K tomuto potřebujete odpovídající certifikát a další údaje o prodejním místě. Při korektním nastavení budou platby provedené pokladnou evidovány v rámci systému EET a účetní doklady budou doplněny o nezbytné údaje naplňující požadavky EET.

Platba za rezervaci

Jakmile jsou platby prostřednictvím pokladny povoleny, pro uhrazení rezervace jednoduše stačí zobrazit detail rezervace a zvolit možnost uhradit pokladnou. Po kliknutí se rezervace ihned označí jako uhrazená a je zaevidována platba k této rezervaci. V rámci detailu rezervace je pak možnost stáhnout účetní doklady či je rovnou vytisknout v odpovídajícím formátu. Detail rezervace nabízí také přehled navázaných plateb, kde je jednoduše možné získat přehled o všech platbých dané rezervace (vč. online plateb či nedokončených plateb) a je možné s těmito platbami dále pracovat (vrátit platbu, stáhnou doklad, apod.).

V případě úhrady rezervace pokladnou systém pouze eviduje tuto platbu. Veškeré náležitosti související se samotnou platbou, tj. přijetí hotovosti od zákazníka, nakládání s hotovostí, využití platebního terminálu, apod. je již čistě v režii samotného provozu.

Přehled plateb pokladnou

Přehled všech plateb, které byly evidovány v rámci úhrady pokladnou je k dispozici prostřednictvím hlavní nabídky. Tento přehled zahrnuje veškeré evidované platby, které byly realizovány jako platby pokladnou. Oproti on-line platbám zde není žádná faktická vazba na samotný platební proces, ale veškeré náležitosti spojené se samotnou platbou jsou v režii obchodníka, pokladní, provozovatele, apod.

Platby - Pokladna

Přehled všech plateb provedených přes pokladnu poskytuje důležité informace a funkce:

Přehled plateb - přehled všech manuálně provedených plateb. V přehledu je vždy vazba na rezervaci a zákazníka, který provedl platbu, platební údaje, celkovou částku platby atd.
Podrobnosti platby - pro každou platbu je možné zobrazit detail, kde jsou mimo detailních informací také odkaz na stažení dokladu, který je s touto platbou spojen.
Vracení platby - systém umožňuje generovat také opravné daňové doklady například v případě zrušení rezervace a vracení provedené platby. Při vrácení platby je možné určit, kolik se má vrátit, zda zrušit rezervaci atd. Vrácení je vizuálně rozlišeno a existuje odpovídající daňový doklad (část souboru PDF původní platby)! V případě plateb pokladnou jde pouze o evidenci vratky, samotné vrácení hotovosti systém neřeší a není možné využít jiný platební kanál, než kterým byla platba provedena.

Stahování dokumentů - vygenerovaný účetní doklad je nezbytnou součástí každé platby. Rezervační systém vytvoří příslušný doklad automaticky podle nastavených parametrů. Dokument ve formě souboru PDF je pak možné stáhnout v jednom z nabízených formátů či vytisknout.
Export plateb - pro další zpracování plateb, např. v rámci účetnictví, je k dispozici funkce exportu. Výstup exportu může být v různých formátech a vždy obsahuje data, která odpovídají aktuálnímu nastavení filtrování přehledu plateb (např. pouze platby ve stavu uhrazeno), nebo speciálnímu typu exportu s možností časového filtrování určeného pro zpracování účetním.

Stažení a tisk dokladu

Při samotném provozu a poskytování služeb, a to s přijímáním plateb za rezervace v hotovosti na místě, je důležitým momentem vytvoření účetního dokladu a jeho poskytnutí zákazníkovi. Toto se samozřejmě netýká pouze plateb pokladnou, ale narozdíl od on-line plateb je často fyzické předání vytištěného dokladu jediným způsobem, jak doložit platbu v hotovosti na pokladně. Princip získání účetních dokladů je tedy shodný pro všechny způsoby plateb provedených v rezervačním systému. Každá rezervace může mít evidovány platby, a ty úspěšné pak také odpovídající účetní doklady. Jakmile si zobrazíte detail jakékoliv rezervace v administraci, tak podle jejího stavu uhrazení máte k dispozici funkce umožňující provést samotnou platbu, stáhnout účetní doklad či provést přímý tisk dokladu.

S ohledem na efektivitu provozu umožňuje systém generovat doklady v několika formátech, a to jak na klasický formát A4, tak na formáty určené pro tisk na pokladních tiskárnách (role 58 a 80mm), tzv. POS tiskárnách.

Při stahování či tisku dokladu je možné také zvolit, zda se má vygenerovat pouze účetní doklad, nebo výstup má být doplněn také o informace o samotné rezervaci. Na účtence je tak možné snadno vytisknout nejen účetní informace k prodeji služby, ale také např. přímo samotný QR kód pro následné odbavení prostřednictvím mobilní aplikace. Pokud rezrevace není uhrazená, účetní doklad samozřejmě není k dispozici, je však možné stejným způsobem stáhnout nebo vytisknout pouze samotné informace o rezervaci vč. QR kódu, např. v podobě vstupenky.