Jak řešit SPAM

Rozesílání nevyžádaných e-mailů (obchodních sdělení) je dnes poměrně aktuální téma. S ohledem na velké množství takovýchto e-mailů se objevují technická řešení, která se snaží omezit anonymizované rozesílání nevyžádané pošty. Bohužel, tyto antispamové nástroje, filtry a nastavení mohou mít někdy za důsledek označení bezproblémových a očekávaných e-mailů jako SPAMu (vždy záleží na konkrétní konfiguraci poštovního serveru příjemce a způsobu, jakým s nevyžádanou poštou zachází).

Uvedená nastavení se týkají pouze situace, kdy jako odesilatele e-mailů ze systému máte nastaven svou vlastní emailovou adresu na své vlastní doméně! Vlastní e-mailové adresy na doménách typu gmail.com, seznam.cz, atd. nelze pomocí DNS nastavení ovlivňovat. Pro nastavení DNS parametrů musíte mít přístup k administraci DNS konkrétní domény.

Mějte na paměti, že nastavení DNS parametrů domény může mít vliv na dostupnost vašich webových stránek, funkčnost e-mailových adres, atd. Nastavení by vždy měl provádět správce domény a s vědomím konkrétních důsledků jednotlivých nastavení.

Nastavení SPF

Když tedy provozujete rezervační systém, ze kterého odesíláte (svým jménem/adresou) e-maily svým zákazníkům s potvrzením o rezervaci, upozorněním na rezervaci, atd., je dobré myslet i na to, že v některých případech mohou tyto e-maily končit ve SPAMu. Jedno z řešení, které může pomoci snížit riziko nedoručení informačních e-mailů je využití konfigurace SPF (Sender Policy Framework). Díky správnému nastavení své domény řeknete světu (poštovním serverům), že konkrétní poštovní servery mají právo odesílat e-mailové zprávy Vašim jménem tj. s Vaší adresou. Protože veškeré e-maily ze systému reenio odesíláme prostřednictvím profesionálního cloudového řešení využívajícího vyhrazené prostředky, je potřeba nastavit, aby e-maily s Vaší adresou byly považovány za důvěryhodné, i když budou odeslány z našich serverů.

SPF se nastavuje v konfiguraci DNS Vaší domény, tj. domény, která odpovídá e-mailové adrese nastavené v systému. Protože se jedná o poměrně významný zásah (nesprávným nastavením můžete ovlivnit odesílání e-mailů s Vaší adresou), důrazně doporučujeme toto nastavení přenechat správci IT, který se Vám stará o domény! V rámci nastavení SPF je potřeba vytvořit/upravit TXT záznam v DNS nastavení domény, a to tak, aby zahrnovalo doménu spf.reenio.cz.

Příklad možné (s ohledem na již existující nastavení) hodnoty TXT záznamu

v=spf1 a mx include:spf.reenio.cz ~all

Pokud Vás zajímá problematika SPF a chcete vědět, jak tento způsob ochrany funguje příp. jak jej správně nastavit, doporučujeme se podívat např. na dokumentaci Seznam.cz.

Nastavení DMARC

V rámci komplexního nastavení své domény, kterou používáte jako odesilatele e-mailových zpráv ze systému, je velmi vhodné nastavit také DMARC parametr. Opět se jedná o parametr spravovaný v rámci nastavení DNS vaši domény. Mechanismus DMARC slouží ke specifikaci, co a jak se má stát, pokud dojde k zachycení nevyžádané pošty využívající danou doménu.

Příklad možného nastavení TXT záznamu

v=DMARC1; p=quarantine;

Nastavení DKIM

Technologie DKIM přináší možnost ověřování odesílaných emailů, a to z pohledu toho, že odesilatel je opravdu ten, kdo je oprávněn e-mailové adresy s danou adresou odesilatele posílat. Jedná se o princip, který využívá podepisování odesílaných zpráv pomocí specifických klíčů. V případě DKIM nastavení se v rámci DNS nastavují parametry, které specifikují, kde je možné klíče pro ověření dané domény najít. Tyto klíče v rámci systému zajišťujeme my, resp. prostřednictvím služeb, které k odesílání emailů využíváme. Pro správné nastavení DKIM postupujte dle instrukcí uvedených v administraci, které jsou specifické pro každou jednotlivou doménu odesilatele.

Nastavení - Obecná nastavení - E-mail - Ověření e-mailové adresy - rozšířené ověření (DKIM)

SMS zprávy jako vhodný doplněk

Problematika rozesílání e-mailových zpráv a ochrany proti nevyžádané poště je velmi komplexní a stále se vyvíjející. Ne vždy tak budete moci mít jistotu, že e-maily dorazí ke všem adresátům přes všechny ochrany, filtry a bezpečnostní nastavení (obzvláště to platí tehdy, když adresáti maji e-mail provozovaný v rámci podnikových sítí a systémů). Také proto rezervační systém reenio nabízí i druhou formu přímé komunikace se zákazníky, a to pomocí SMS zpráv. Kombinací obou přístupů a využitím dvou komunikačních kanálů (e-mail a SMS) budete mít jistotu, že veškeré potřebné informace se dostanou až k Vašemu zákazníkovi!