On-line platby

Moderní způsob platby za služby je nyní standardní součástí mnoha podniků. S připojením k on-line bráně máte možnost zefektivnit proces rezervace a využít přímé platby za objednané služby přímo prostřednictvím systému reenio. Systém reenio primárně implementuje platební bránu GoPay, která zaručuje platby různými způsoby dle potřeby. Po připojení systému k platební bráně GoPay budete moci přijímat okamžité platby od svých zákazníků prostřednictvím kreditních karet, okamžitých převodů, bankovních tlačítek, bitcoinů, Google Pay, Apple Pay atd. s větším dopadem na zákazníky a jejich rezervace.

Kromě této platební brány je možné také navázat spojení s GP webpay a ČSOB branami. Tyto platební brány však již nejsou univerzální a poskytují principiálně pouze on-line platby pomocí platebních karet. Další platební bránou, kterou je možné v systému využít je globální platební brána STRIPE. Jedná se o moderní platební bránu, jejíž hlavní výhodou je skutečnost, že vše probíhá on-line. Založení účtu, zprovoznění platební brány, její nastavení a zahájení přijímání plateb od zákazníků, tak může být otázkou hodin! Princip fungování těchto bran a metoda integrace jsou velmi podobné níže uvedeným postupům. Další informace o možnosti integrace těchto platebních bran získáte v administraci systému.

Rezervační systém reenio zajišťuje technickou integraci platebních bran. Abyste mohli používat platební bránu, musíte mít uzavřen smluvní vztah s poskytovatelem brány. Systém reenio nezpracovává platby vlastním jménem! Používání platební brány v systému podléhá zpoplatnění prostřednictvím tzv. kreditů, další informace naleznete v administraci systému.

Kromě přímých on-line plateb je systém schopen poskytovat podporu pro klasické platby převodem nebo prostřednictvím platebního terminálu.

Platební brána GoPay

GoPay je významným poskytovatelem online plateb a je jedním z největších poskytovatelů online plateb v České republice a střední Evropě. Na GoPay dohlíží Česká národní banka a GoPay je držitelem licence České národní banky na vydávání elektronických peněz. Při zpracování platebních informací GoPay splňuje nejvyšší bezpečnostní standardy asociací karet PCI DSS.

Jak fungují platby GoPay?

Platební brána GoPay nabízí rychlý, pohodlný a bezpečný způsob placení online. Platbu provádí zákazník přímo na platební bráně po dokončení objednávky/rezervace, nebo jej brána přesměruje do internetového bankovnictví nebo na stránku, která odpovídá zvolenému způsobu platby v objednávce.

Po odeslání platby vám GoPay pošle e-mail s informacemi o stavu platby a další informace, např. data EET. Všechny platební informace, včetně čísla kreditní karty, jsou zabezpečeny šifrovanou komunikací a zpracovává je GoPay v souladu s nejvyšším bezpečnostním standardem karty PCI DSS.

Všechny platby provedené prostřednictvím platební brány se shromažďují na obchodním účtu u poskytovatele platební brány. Podle dohodnutých parametrů jsou tyto platby fakturovány hromadně. V praxi to znamená, že peníze z on-line plateb jsou obchodníkem přijímány společně a nejsou zasílány přímo na vlastní účet obchodníka. Platební brána může být provozována v různých měnách, ale pro integraci je důležité, aby měna platební brány odpovídala nastavené měně rezervačního systému!

Jaké platební metody nabízí GoPay?

GoPay nabízí všechny nejčastěji používané způsoby platby, včetně plateb kartou on-line nebo plateb bankovním tlačítkem on-line. Většina plateb je on-line, takže je to otázkou několika minut. Úplný seznam všech platebních metod nabízených GoPay naleznete v Přehled platebních metod. Systém reenio podporuje pouze způsoby platby, které lze zpracovat skutečně on-line za několik desítek minut.

Jak mohu platit prostřednictvím platební brány GoPay?

  1. Zákazník provede rezervaci a stiskne tlačítko pro potvrzení rezervačního procesu k zahájení platby za rezervaci. Poté se zobrazí grafické rozhraní platební brány GoPay.
  2. Zákazník zadá údaje o své kartě, resp. vybere vhodný způsob platby do platební brány a odešle platbu.
  3. GoPay předá platební informace partnerskému zpracovateli, který transakci odešle příslušné asociaci karet (např. VISA nebo MasterCard) nebo jiné entitě. Tím bude transakce propojena s bankou, která vydala kartu, jejímž prostřednictvím zákazník provedl platbu.
  4. V případě potřeby budou další fáze autorizace platby provedeny pomocí požadovaných nástrojů.
  5. Vydávající banka se rozhodne platbu schválit a rozhodnutí předá zpracovateli, který o tom informuje GoPay.
  6. GoPay zpracuje informace a informuje vás o stavu platby zákazníka a obchodníka. Pokud banka platbu schválí, GoPay zvýší zůstatek obchodního účtu obchodníka o provedenou platbu.
  7. Pokud je platba potvrzena, rezervace je nastavena jako zaplacená. Pokud není rezervace uhrazena do určité doby, kterou lze v rezervačním systému nastavit, rezervace bude automaticky zrušena!
  8. Na základě nastavené fakturační frekvence převádí GoPay zůstatek z obchodního účtu na bankovní účet obchodníka.

Získejte účet GoPay a integrujte jej

Chcete-li provádět online platby za objednané služby od svých zákazníků, musíte se nejprve zaregistrovat u poskytovatele platební brány GoPay. GoPay poté připraví nabídku podle konkrétních parametrů vašeho podnikání a projedná s vámi formálními požadavky na uzavření smlouvy a získání potřebných parametrů pro integraci.

Získejte účet u GoPay

On-line platby jsou k dispozici v reenio pro všechny uživatele používající předplatné v BUSINESS nebo PREMIUM verzi. V případě verze FREE je možné konfigurovat a vyzkoušet on-line platby a bránu GoPay, ale pouze v prostředí testování brány.

Provoz online plateb v rezervačním systému závisí na několika klíčových faktorech, které si můžete vybrat podle svých potřeb a typu podnikání. Při integraci platební brány je důležité myslet na tyto parametry, protože to může do jisté míry ovlivnit některé z vašich obchodních operací a fakturace.

  1. Nastavení a použití sazeb DPH - ve správě systému je možné libovolně spravovat různé sazby DPH (s ohledem na legislativu) a poté je přiřadit k jednotlivým cenám pro data. Tyto sazby DPH jsou založeny na předpokladu, že váš subjekt je plátcem DPH - systém podporuje proces platby pro plátce DPH i plátce nepodléhající DPH.
  2. Nastavení cen jednotlivých termínů - každý termín, který je možné rezervovat, může mít nastavenou cenu (celkem nebo za jednotku, podle typu termínu). Zde je důležité přemýšlet a nastavit ceny, které chcete zaplatit v okamžiku rezervace. Ceny jsou vždy stanoveny jako konečné, tj. včetně DPH. Vypočítává se jako součást ceny za objednané služby se stanovenou sazbou. Cenu lze také upravit pomocí rezervačního formuláře nebo slevových kódů.
  3. Nastavení účetních parametrů vč. EET - informace o dodavateli jsou vyžadovány k vydání správných účetních dokladů jednotlivým zákazníkům. Ty se zobrazí na vydaných dokumentech (formát PDF). Tato data lze automaticky převzít z nastavení subjektu, nebo je lze také nastavit úplně jinak. K účetním parametrům patří také to, zda mají být informace o platbě zasílány do systému EET - komunikace s EET probíhá prostřednictvím platební brány GoPay, a proto není nutné konfigurovat připojení EET ve správě reenio.
  4. Nastavení parametrů platební brány - propojení systému reenio s platební bránou je klíčovým krokem pro následné spuštění on-line plateb. Chcete-li to provést, musíte se zaregistrovat a získat obchodní účet u brány GoPay a poté zadat přijaté parametry (GoID, ID klienta, Secret klienta) do systému reenio. Všechna další nastavení týkající se samotných plateb, EET, návrhu platební brány atd. jsou již prováděna na administrační stránce GoPay. Pro testování celkové funkčnosti nabízí GoPay tzv. testovací prostředí.
  5. Ověření funkčnosti v testovacím prostředí - před skutečným spuštěním on-line plateb pro zákazníky je nutné na vaší rezervační stránce ověřit správnou funkčnost platební brány. Toto je takzvané testovací prostředí, ve kterém můžete otestovat celý proces rezervace a platby, aniž byste potřebovali skutečné finanční transakce. Testujte kreditní karty k dispozici na GoPay.
  6. Aktivace on-line plateb - posledním krokem je samotné povolení on-line plateb. Od této chvíle bude rezervační systém nabízet on-line platby za rezervace, které mají definovanou cenu. Pokud je nastavena žádost o platbu (globálně nebo pro jednotlivé termíny), nezaplacené rezervace budou automaticky zrušeny po uplynutí nastavené doby od vytvoření.

Po úspěšném nastavení a ověření (bod 5) musíte požádat GoPay o schválení implementovaného řešení a přepnout na ostrou platební bránu. Toto ověření bude vyžadovat ověření určitých prvků a bez kterých nebude platební brána fungovat. Mezi ně patří mimo jiné ověření subjektu, identifikace vlastníků a ověření prodejního místa (zveřejněné podmínky, reklamační řád) , atd.). Celkový proces nasazení platební brány GoPay může trvat několik dní až týdnů, v závislosti na splnění formálních požadavků.

Přehled on-line plateb

On-line platba má vždy přímý odkaz na konkrétní rezervaci bez ohledu na její výsledek. V praxi to znamená, že pro jednu rezervaci lze zaregistrovat více než jednu platbu, ale pouze jednu úspěšně dokončenou. Důvodem je skutečnost, že platba v rámci procesu nebyla schválena (podrobné informace o jednotlivých platbách najdete ve správě platební brány). V rezervačním systému můžete v detailu rezervace zobrazit jednotlivé spojené platby, jejich stav nebo čas provedení. To může být důležité při řešení problémových situací mezi vámi a vaším zákazníkem.

Platby - On-line platby

Hlavní přehled všech on-line plateb naleznete na samostatné stránce. Tento přehled obsahuje pouze platby zpracované on-line prostřednictvím platební brány a poskytuje některé důležité informace a funkce:

  • Přehled plateb - Přehled všech dokončených nebo nedokončených plateb. V přehledu můžete vždy ověřit zákazníka, který provedl platbu, platební údaje, celkovou částku platby atd.
  • Podrobnosti platby - pro každou platbu můžete zobrazit detail, kde naleznete informace o průběhu platby. To je zvláště důležité při řešení problémů s klientem, kdy je možné jednoznačně rekonstruovat platební proces pomocí časových razítek (typicky v případě platby již zrušené rezervace).
  • Vracení peněz - reenio dokáže vracet platbu prostřednictvím rozhraní platební brány. Při vrácení platby můžete určit, kolik se má vrátit a zda zrušit rezervaci atd. Vrácení je vizuálně rozlišeno a existuje odpovídající daňový doklad (část souboru PDF původní platby)!
  • Stahování dokumentů - vygenerovaný účetní doklad je nezbytnou součástí každé platby. V případě on-line plateb systém vytvoří systém automaticky podle nastavených parametrů. Dokument ve formě souboru PDF je také poskytován zákazníkovi (e-mailem/v jeho osobním profilu).
  • Export plateb - pro další zpracování plateb a jejich zahrnutí do účtů je k dispozici funkce exportu. Může být v různých formátech a vždy obsahuje data, která odpovídají aktuálnímu nastavení filtrování přehledu plateb (např. pouze platby ve stavu zaplaceného), nebo speciálnímu typu exportu s možností časového filtrování určeného pro účetního.

Platba za rezervaci

Jakákoli rezervace může být v systému zaznamenána jako zaplacená, i když nepoužíváte on-line platební bránu ani jinou formu přijímání plateb. V případě automatických platebních nástrojů je tento stav upraven automaticky (rezervace je ve stavu uhrazeno a způsob platby je nastaven na platební bránu), tento stav však můžete také změnit ručně v administraci. Díky tomu je možné řešit příjem plateb mimo rezervační systém a zaznamenávat pouze platbu rezervace.

Tato ruční úprava stavu platby může být užitečná také v případě, že požadujete platby v systému, ale musíte provést rezervace (např. pro partnery, přímý prodej vstupenek atd.), aniž byste museli platit prostřednictvím platební brány. V takovém případě ručně nastavte nové rezervace v administraci do stavu uhrazeno, takže nebudou po zrušení platby automaticky zrušeny!

V případě ručního nastavení platby je také možné zadat informace o tom, jak byla platba provedena (kreditní kartou na terminálu, v hotovosti atd.). Současně je také možné provádět platby zákaznickými kredity, které se zaznamenávají a zpracovávají samostatně.

Systém reenio také zajišťuje generování platebních dokladů, ale pouze pro platby zpracované přímo systémem. Systém reenio není účetním systémem a všechny formální požadavky nad rámec jeho funkčnosti musí být řešeny samostatně mimo rezervační systém.

Čas na zaplacení rezervace

Ve vztahu k procesu placení za nově vytvořené rezervace jsou důležité dva faktory, zda je nutná rezervace a jaký je čas zaplatit za novou rezervaci.

Nastavení - Platby, kredity a DPH nebo Termíny - (Editace termínu) - Cena a platby

Pokud je v systému nastaveno, že je vyžadována platba rezervace (globálně pro celý systém nebo v rámci nastavení konkrétního termínu), pak tato rezervace standardně vznikne (aby bylo zajištěno zablokování kapacity apod.) a začíná běžet nastavený časový limit. V průběhu tohoto časového limitu musí dojít k úhradě rezervace zákazníkem. Pokud to zákazník nestihne, je rezervace automaticky stornována!

Pokud se v systému (nebo u termínu) platba nevyžaduje a přesto využíváte on-line platební bránu, je čistě na zákazníkovi, zda rezervaci uhradí či nikoliv. K automatickému stornu rezervace po nastaveném čase nedojde. V těchto případech se počítá s tím, že neuhrazené rezervace se vyřeší při využití služeb přímo na místě, např. platbou v hotovosti na recepci nebo pomocí platebního terminálu SumUp .

V určitých případech se může stát (s ohledem na dobu zpracování platební transakce a především chování zákazníka), že platba přijde až poté, co je již rezervace stornována! V tom případě systém korektně zaeviduje přijatou platbu k již stornované rezervaci a informuje Vás o tomto v administraci. Je nutné tuto situaci vyřešit se zákazníkem a platbu mu vrátit, případně nechat jej provést další rezervaci a ručně ji nastavit jako Uhrazenou.

S tímto souvisí také funkce Skrýt zákazníkovi kód rezervace, pokud je vyžadována platba (Nastavení - Rezervační stránka - Rozšířená nastavení), která zajistí, že pokud zákazník rezervaci v dané časové lhůtě neuhradí, nebude mu poskytnut kód rezervace a nebude se tak moci prokázat při pokusu o její využití.

Čas pro uhrazení rezervace doporučujeme volit tak, aby poskytl dostatečné pohodlí pro zákazníky, ale zároveň neposkytoval zbytečný prostor pro opomenutí ze strany zákazníka a zbytečnou blokaci rezervované kapacity či místa. Pro on-line platební metody je ideální doba pro provedení platby v řádu jednotek hodin!

Vrácení platby

Pokud je rezervace ve stavu Uhrazená a je potřeba ji stornovat, existuje několik scénářů. Základem je, že rezervaci uhrazenou prostřednictvím evidované platby nemůže stornovat přímo zákazník sám. To je dáno tím, že v souvislosti s přijetím resp. vrácením platby existují nějaké výdaje a je čistě na Vás (obchodních podmínkách), jakým způsobem tyto situace řešíte. V případě, kdy rezervace je uhrazena kredity, je automatické storno a vrácení kreditů s ohledem na nastavení možné.

Systém Vám s vrácením platby umí pomoci, a to tak, že při stornování uhrazené rezervace Vás informuje a nabízí možnosti řešení. Mezi tyto možnosti patří storno rezervace bez vrácení platby, plné vrácení platby či částečné vrácení platby. Je tedy na Vás, jaký scénář využijete, nicméně systém sám následně automaticky zajistí případné vrácení finanční částky, a to s využitím komunikace s danou on-line platební bránou. V tomto případě tedy není potřeba vrácení platby řešit jinak, než v administraci rezervačního systému. Pokud se jedná storno rezervace s jiným typem uhrazení, je potřeba dořešit se zákazníkem přímo mimo rezervační systém.

V přehledu plateb můžete také pracovat s jednotlivými platbami a vracet je samostatně. V praxi to znamená, že systém opět hlídá stav rezervace k dané platbě a nabídne možné scénáře. Tento přístup je vhodný především v situaci, kdy k jedné rezervaci je evidováno více plateb nebo existuje přijatá platba k již stronované rezervaci. Tyto situace jsou způsobovány zákazníky, kteří platbu provedou vícekrát nebo nestihnout limit pro úhradu rezervace, kdy pracují se starými informacemi o rezervaci (např. situace, kdy je stránka s detailem rezervace otevřená v prohlížeči dlouhou dobu).